Atendimento via WhatsApp: como o aplicativo pode ser um aliado do seu negócio

Você já usa o WhatsApp como ferramenta de comunicação e atendimento no seu negócio? Sem dúvidas, o aplicativo facilita muito a vida de quem precisa conversar com os clientes.

Mas, para fazer o atendimento via WhatsApp não basta baixar o aplicativo e responder às mensagens. É preciso preparo e organização para atender o público com qualidade. Afinal de contas, você quer passar profissionalismo e confiança para a clientela, certo?

Por isso, preparamos algumas dicas especiais para melhorar o seu atendimento com o cliente pelo WhatsApp. Confira!

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Por que o atendimento via WhatsApp é uma boa alternativa?

Por já estar instalado na maior parte dos celulares, o WhatsApp se torna a opção mais prática e objetiva para conectar negócios e consumidores.

Em 2022, 96,4% dos usuários brasileiros de redes sociais estão no WhatsApp, então, quase todo mundo já usa ele. Quando se pensa em comunicação, o “Zap” é uma unanimidade.

Saiba como implementar o atendimento por WhatsApp na sua empresa

Para usar o WhatsApp como ferramenta de atendimento no seu negócio, é preciso seguir algumas boas práticas. As principais são:

Use o WhatsApp Business e deixe um número exclusivo para empresa

Não misture a sua lista de contatos pessoais com a profissional. Tenha um celular ou um número exclusivo para atender os clientes e dê preferência ao WhatsApp Business.

Defina quem serão os responsáveis por responder às mensagens

Se você for a única pessoa a atender os consumidores, reserve horários na agenda do dia para se dedicar apenas a isso. Caso tenha outras pessoas para ajudar nessa demanda, não deixe de organizar e treinar quem cuidar dos chats.

Se for seguro, use o WhatsApp Web

Não faz muito tempo que o WhatsApp ganhou uma versão para computadores. Para muitos negócios, essa funcionalidade trouxe mais agilidade e facilidade na hora de responder ao público. Porém, use apenas em aparelhos próprios e lembre de desconectar ao encerrar o dia!

Defina o horário de atendimento e avise aos clientes

Você e sua equipe devem definir qual o horário de atendimento e comunicar ao público. Dessa forma, eles já sabem que se mandarem mensagem muito cedo ou muito tarde, não terão resposta naquele momento.

Dicas para prestar um bom atendimento ao cliente via WhatsApp!

Agora que você já tem um novo número e definiu os horários de atendimento, confira algumas dicas para que o uso do WhatsApp seja mais eficiente!

Responda às mensagens com rapidez

Lembra quando falamos que seria importante definir quem vai responder em determinados horários? Com isso, é possível oferecer ao cliente agilidade e rapidez. Afinal, todo mundo que usa o WhatsApp está acostumado com a velocidade que o aplicativo proporciona.

O ideal é que a resposta não demore mais do que 24 horas, mas quanto antes, melhor!

Se possível, procure ter uma comunicação personalizada

No WhatsApp sua empresa não precisa ser formal, como em um e-mail. A personalização das mensagens faz a sua marca se aproximar da pessoa e criar um relacionamento de confiança.

Sempre que possível, use o nome da pessoa, explore os emojis e as possibilidades de linguagem informal e amigável. Porém, cuidado para não ser indelicado ou constranger o consumidor.

Explore os diversos recursos do WhatsApp

Você já sabe que é possível enviar diferentes formatos de mensagens pelo chat. Use essa funcionalidade a seu favor. Mande links, vídeos, imagens e até figurinhas! Já pensou em criar um pack de figurinhas para a sua marca? Além de ser divertido, seus compradores podem começar a usar com outras pessoas e seu negócio fica mais conhecido!

Registre as informações mais importantes

Apesar de ser extremamente informal, há muita conversa séria que acontece no WhatsApp. Sempre que necessário, registre algumas informações ditas ali por e-mail. Avise a pessoa que irá fazer o registro e assim, aquele pedido fica gravado.

Por exemplo, em caso de cancelamento de pedido, diga “O cancelamento do seu pedido será efetuado, tudo bem? Só para deixar registrado, vamos enviar um e-mail com tudo que conversamos por aqui. Mas não se preocupe, é apenas para ficar tudo acordado!”

Saiba como usar as mensagens automáticas

O WhatsApp Business permite o cadastro de mensagens automáticas. É importante tentar manter um equilíbrio entre a automatização e a personalização para um bom uso do aplicativo.

Se sua equipe atende apenas em horário comercial, deixe uma mensagem automática registrada para quem entrar em contato à noite saber que a resposta virá no dia seguinte.

Nada de spam ou muitas mensagens!

Se o objetivo é criar um relacionamento de qualidade via WhatsApp, não use a lista de contatos para mandar spam! Spam é aquela mensagem-propaganda enviada para muitas pessoas ao mesmo tempo.

Uma dica é perguntar a pessoa se ela quer receber informações sobre lançamentos e descontos. Caso ela aceite, marque o chat com uma tag, funcionalidade exclusiva do WhatsApp Business, para saber que pode mandar anúncios para esse contato.

Veja modelos de mensagens prontas para agilizar a comunicação com seus clientes

Está com medo de não saber como usar o WhatsApp para conversar com a clientela? Calma! Confira esses modelos de mensagens para te ajudar a começar!

• Mensagem de saudação

Esse modelo pode ser usado quando o cliente entrar em contato pela primeira vez. Ela pode ser super simples ou já pode adiantar o atendimento. Veja as duas opções:

Oi, cliente. Tudo bem? Sou o atendente X. Como posso te ajudar?

Oi, cliente. Tudo bem? Sou o atendente X e para te ajudar o mais rápido possível, você já pode mandar o número do pedido ou sua dúvida!

• Mensagem de finalização de conversa

Quando a dúvida já foi tirada e o problema resolvido, é sempre bom mandar uma mensagem para encerrar a conversa:

Acredito que agora já esteja tudo certinho, não é, cliente x? Se precisar de algo mais, é só nos mandar uma mensagem por aqui que retomamos a conversa! 😁

• Mensagem de ausência

Essa é destinada a registrar que o texto foi recebido fora do horário de atendimento:

Oi, cliente! Tudo bem? Nesse momento, a gente não pode te atender, mas não se preocupe! A partir das 9h, nossa equipe vai entrar em contato e te ajudar como precisar, ok? Se quiser, adiante a sua dúvida ou o problema para resolvermos o mais rápido possível.

Para aquele caso que citamos sobre demorar a responder, você pode deixar um aviso simples, como esse:

Oi, cliente! Nosso atendente não pode te responder agora, mas em 10 minutos, ele vai estar disponível para tirar suas dúvidas, ok?

• Mensagem com horário de funcionamento

Essa mensagem pode ser usada como resposta automática para quem entrar em contato fora do horário de funcionamento:

Opa! Que bom ter você por aqui. Nosso horário de atendimento é das 9h às 18h. Assim que nossa equipe estiver pronta, responderemos sua mensagem!

Lembre-se: o mais importante na hora de criar suas mensagens é adequar o seu negócio à realidade! O que apresentamos aqui são apenas ideias para você saber por onde começar.

Se sua empresa ainda não usa o WhatsApp Business e quer aprender melhor como aproveitar o aplicativo exclusivo para empreendedores, confira o artigo WhatsApp Business: como utilizar a ferramenta para vender mais!

Outra vantagem de usar o aplicativo em versão para empresas é mostrar ainda mais profissionalismo ao enviar aos seus clientes o Link de Pagamento.

Ele pode ser usado para aumentar as suas vendas pelo WhatsApp. Veja como é simples criar um link e compartilhar com quem quiser:

1. Vá no super app PagBank e clique em “Vendas”;
2. Selecione Link de Pagamento;
3. Clique em “Criar Link de Pagamento”;
4. Escreva o nome do produto e o valor;
5. Preencha as informações extras, caso queira;
6. Confirme as informações e clique em “Criar Link de Pagamento”

Use o Link de Pagamento e venda pelas redes sociais ou WhatsApp!

O PagBank entra em contato por Whatsapp ofertando empréstimo?