Tudo sobre estoque: saiba o que você precisa aprender antes de começar a vender

Resumo do texto

  • Entenda de uma vez por todas o que é e qual a diferença entre estoque e armazenagem;
  • Veja dicas para começar seu estoque da melhor forma possível e como calcular as quantidades e reposições;
  • Conheça os diferentes tipos de estoque e entenda a importância de fazer a gestão para aumentar seu lucro e diminuir custos.

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Uma das etapas iniciais de qualquer negócio é a montagem de estoque, seja de produtos ou matéria-prima.

Negócios que começam com um estoque organizado e controlado gastam menos, ficam livres de desperdícios e conseguem usar melhor o dinheiro disponível (o famoso capital inicial). Além disso, ainda é possível:

  1. Melhorar a rotina de produção e vendas;
  2. Controlar as quantidades de produtos com bastante precisão;
  3. Agilizar as entregas de produtos para os clientes;
  4. Aumentar as vendas e conquistar os clientes;
  5. Construir uma boa reputação;
  6. Organizar melhor seus gastos, principalmente os pedidos feitos com fornecedores.

Nossa dica para quem está começando é bem simples: cuide primeiro do seu estoque para depois se preocupar com as vendas. E nós estamos aqui para te ajudar nessa missão. Quer descobrir tudo sobre estoque? Acompanhe nossas dicas abaixo para começar suas vendas com o pé direito!

O que é estoque?

Estoque é muito mais do que o lugar onde você guarda o que ainda não vendeu. Ele é como o coração da sua empresa. Quando o estoque tem produtos e está organizado, seu negócio funciona a todo vapor, fazendo vendas sem medo de faltar produtos ou ter prejuízos com produtos parados.

Um estoque sem organização pode dar origem a diversos problemas:

  1. Falta de controle financeiro;
  2. Dificuldade para organizar vendas;
  3. Problemas para cumprir prazos de entrega de produtos;
  4. Dificuldade para criar promoções;
  5. Altos gastos com fornecedores.

Você precisa evitar que tudo isso aconteça, principalmente agora, quando tudo está bem no começo. Não adianta pular etapas. Antes das vendas é preciso se organizar e seu estoque é o ponto de partida.

E não pense que estoque organizado é coisa de loja física. Muitos donos de lojas virtuais ainda cometem um erro básico: deixar produtos guardados em qualquer lugar da casa e só mexer com eles quando os pedidos são feitos. Até mesmo as lojas virtuais precisam de organização, caso contrário, todos aqueles problemas da lista ali de cima podem acontecer.

Estoque e armazenagem são a mesma coisa?

Para saber tudo sobre estoque, é importante entender que estoque e armazenagem não são a mesma coisa. O estoque são os produtos, tudo aquilo que você comprou para revender para os clientes. A armazenagem tem relação com o jeito como você guarda esses produtos.

Cuidar do estoque é cuidar dos produtos do seu trabalho, deixando-os organizados para a hora de vender. A armazenagem cuida do ambiente do estoque, ou seja, vai focar em detalhes como a estrutura do seu estoque, as formas como os produtos são guardados, a segurança do ambiente e tudo que envolve aquele espaço onde você deixa seus produtos.

Como eu começo um estoque?

Você pode estar bem animado com o início do seu novo negócio, porém, essa empolgação não pode surgir na hora de montar o seu primeiro estoque. No começo, é melhor ter menos quantidades e gastar menos do que montar um estoque enorme e gastar muito para comprar todos esses produtos.

Não se esqueça que o começo é sempre mais desafiador. Você ainda está construindo sua reputação e captando os primeiros clientes, por isso, é natural que você venda menos agora e melhore esses resultados ao longo do tempo.

E esse começo mais lento explica porque montar um estoque muito grande pode ser um erro. Se você ainda tem poucas saídas, faz sentido comprar um monte de produtos e gastar mais dinheiro para armazená-los?

Agora não é hora de arriscar, por isso, comece pequeno (mas continue pensando grande!). Veja algumas dicas para começar o seu estoque da melhor maneira.

1. Analise o mercado que você vai atuar

A primeira coisa antes de comprar qualquer produto para revender é pensar no setor onde você vai trabalhar. Isso serve para entender quem é o seu cliente, quais são os produtos que eles mais compram e quais são os seus concorrentes.

Essa etapa vai te ajudar a definir se é preciso comprar mais do produto A ou do produto B, e sua base para tomar essa decisão não será um achismo e sim uma decisão tomada com inteligência e estratégia.

Você não pode errar nessa olhada para o mercado, por isso, preste bastante atenção ao setor que você escolheu para trabalhar, faça visitas (e até algumas compras) com os concorrentes para aprender com eles e fique de olho nos clientes e suas preferências.

2. Pesquise fornecedores

Seu estoque depende de fornecedores, certo? Então, antes de montar o estoque você precisa descobrir quem vai abastecê-lo. Pesquise fornecedores na internet, entre em contato com eles, pegue diversos orçamentos e negocie os preços e prazos.

Ter bons fornecedores é muito importante para que seu negócio nunca fique sem abastecimento, por isso, esteja sempre em contato com eles. Priorize parceiros reais para o seu negócio!

3. Comece com pouco

Lembra do que falamos antes? Tome cuidado na hora de fazer o primeiro pedido. Exagerar na compra de produtos pode deixar você sem caixa para fazer outras coisas importantes, como pagar contas ou o aluguel do seu ponto comercial.

Compre um pouco de cada produto, dando prioridade para aqueles itens que são mais populares entre os clientes dos seus concorrentes. E se você quer evitar ao máximo ficar com produtos parados, compre bem pouco e foque só naqueles produtos que você tem certeza que tem uma boa saída.

4. Crie uma organização para os produtos

Para você não perder controle dos produtos, crie uma organização que te ajuda na identificação de cada um deles. A lógica dessa organização é você quem escolhe, importante mesmo é que você consiga achar tudo em pouco tempo, e de um jeito organizado para evitar danos nas embalagens e produtos.

5. Anote tudo!

Mesmo que você ainda tenha poucas quantidades de produtos para administrar, já crie o hábito de anotar cada entrada ou saída do seu estoque. Esse controle evita que você fique sem produtos para vender e também te ajuda a não esquecer produtos no estoque.

Conforme você anota todas as movimentações do estoque, fica mais fácil saber quando você vai precisar fazer um novo pedido com os fornecedores, além de te ajudar a pensar em promoções para conseguir dar saída para alguns itens que estão há muito tempo parados.

Quem trabalha com produtos com validade precisa tomar ainda mais cuidado com essas anotações sobre o estoque. É preciso controlar datas de vencimento para não perder produtos, o que é prejuízo na certa.

Qual é o nível ideal para o meu estoque?

Trabalhar com estoque pequeno demais é ruim e pode deixar você sem produtos em um momento importante. Já um estoque muito grande ameaça suas finanças e pode trazer prejuízos. A solução é trabalhar com aquilo que os especialistas chamam de estoque mínimo.

O estoque mínimo não é pequeno demais para o seu negócio, na verdade, ele é do tamanho das suas vendas. O estoque mínimo serve para que você tenha sempre o necessário para dar conta das vendas enquanto você não faz um pedido de reposição com o fornecedor.

Se sua loja vende 200 unidades de um produto por semana e a reposição demora 1 mês, então, o estoque mínimo necessário é algo em torno de 800 unidades (200 unidades vendidas ao longo de 4 semanas).

Para acertar na contagem do estoque mínimo, você precisa saber qual é o volume de vendas de um produto, certo? Esse volume é chamado de giro de produtos, e serve para você fazer as contas para definir o tamanho do estoque, quantas unidades serão repostas e quando você precisa dessa reposição.

Se você vende 1000 unidades do produto A em 10 dias de trabalho, o giro diário dessa mercadoria é de 100 unidades por dia. Com base no giro diário você já consegue ter uma noção de quando vai precisar da próxima reposição.

Imagine que o fornecedor demora 30 dias para fazer a reposição do produto A, que tem um giro de 100 unidades por dia. Vamos às contas:

  • 30 dias = estoque / 100
  • 30 x 100 = estoque
  • Estoque = 3000 unidades

Se o fornecedor leva 30 dias para fazer sua reposição e você vende 100 unidades por dia, seu estoque mínimo deve ser de 3 mil unidades. É claro que isso é uma média e não a realidade do dia a dia. Seu negócio pode vender 200 unidades em um dia e só 50 no outro, porém, é melhor trabalhar com essas médias para evitar confusões na hora dos pedidos.

Agora que você já sabe tudo sobre estoque mínimo e como fazer o cálculo, é hora de focar no estoque das lojas online.

Vende online? Tenha ainda mais cuidado com essa conta!

Quem tem loja física costuma fazer pedidos maiores de produtos, já que são comuns situações como:

  1. Um cliente entrar para comprar apenas um item e sair de lá com mais coisas;
  2. Troca de produtos (inclusive troca total de produtos, quando o cliente vai trocar um item por outro totalmente diferente);
  3. Exibição de produtos nas vitrines e mostruários.

Quem tem loja virtual não se preocupa muito com esses pontos, geralmente os clientes são mais precisos nas compras, você não tem vitrine e nem manequins para montar e as trocas são menos comuns.

Por conta disso (e também porque muitas lojas virtuais não tem espaço físico para estocagem), os pedidos de reposição são menores. E se os pedidos são menores, isso significa que você tem que ser ainda mais preciso nesse cálculo das quantidades e na estimativa das vendas.

As lojas virtuais têm a vantagem de não precisar contar para um cliente que ela não tem o produto. Se você vai numa loja (física) de sapatos em busca de um modelo, ou eles têm ou não tem, certo? Na loja virtual esse mesmo sapato pode aparecer como disponível mesmo quando o lojista não tem nenhuma unidade.

Em casos como esse, a loja está contando com o fornecedor, esperando que ele entregue o produto a tempo de cumprir o prazo de entrega prometido para o cliente. É um jeito arriscado de trabalhar, que precisa de cuidados redobrados com o cálculo das quantidades, o giro dos produtos e, principalmente, o prazo dos fornecedores.

Existem diferentes tipos de estoque?

Estoque não é tudo igual. Aquilo que você estoca tem relação direta com o que você vende. Se seu negócio é uma loja de roupas, seu estoque tem produtos prontos, se você vende bolos, seu estoque é composto por diferentes tipos de ingredientes.

Veja quais são os diferentes tipos de estoque:

  1. Estoque de materiais de produção: estoque de ingredientes e matérias primas que servem para produzir aquilo que você vende;
  2. Estoque produtivo/operacional: estoque de itens que tem relação com a produção do que você vende (ex: peças para reposição nas máquinas ou óleo lubrificante usado nelas);
  3. Estoque de produtos acabados: produtos que você produziu e que estão prontos para venda;
  4. Estoque de materiais em produção: produtos que você produz e estão sendo preparados para venda;
  5. Estoque para revenda: produtos que você já compra pronto para revender;
  6. Estoque de utensílios: estoque de itens que não são usados na linha de produção, mas que são essenciais para seu negócio (ex: caneta, papel para impressão, lâmpadas para troca).

Diferentes estratégias de estoque

Para saber tudo sobre estoque, você também precisa conhecer dois tipos de estratégia de montagem:

Estratégia de proteção

Essa tática é a mais usada. Nela você pensa as quantidades do seu estoque de um jeito que nunca faltam produtos. Sabe as dicas que demos ali em cima para você montar seu estoque? Elas seguem essa lógica de proteção, ou seja, servem para proteger seu negócio do desabastecimento.

Estratégia de antecipação

O estoque de antecipação acontece quando um negócio compra várias unidades de um ou mais produtos contando com um grande aumento nas vendas. Esse tipo de montagem de estoque serve para prevenir seu negócio contra falta de produtos em momentos importantes, como Natal, da Black Friday ou Dia das Mães.

A importância do controle de estoque

O estoque é muito importante para o seu negócio, por isso, você não pode abrir mão de fazer o controle dele. Sem controle de estoque você pode perder dinheiro, desagradar clientes, perder prazos de entrega e até se enrolar nas negociações com fornecedores.

Veja agora quais são as principais funções do controle de estoque:

Melhorar o atendimento ao cliente

Já foi até uma loja e percebeu que o vendedor demorou muito tempo para conferir se o produto que você quer está disponível no estoque? Muito provavelmente a culpa da demora é da falta de organização do estoque.

Em uma empresa com estoque bem ajustado, o vendedor nem precisa subir no depósito para saber se o produto está disponível ou não.

Quem ganha com essa organização? Você e, claro, seu cliente, que recebe uma resposta muito mais rápida e sai mais satisfeito com o atendimento.

Diminuir gastos

Estoque controlado evita que você faça reposição errada de itens (você pode pedir itens demais ou de menos se não tiver um bom controle) e ajuda a reduzir prejuízos com mercadorias vencidas ou perdidas. Um estoque controlado e organizado evita até que você danifique mercadorias na hora de guardar.

Produção mais rápida

Se o seu negócio trabalha com produção, um estoque organizado ajuda na fabricação. Imagine uma loja de bolos onde ninguém sabe como encontrar o fermento? A busca pelos itens pode levar tempo e diminuir sua capacidade de produção diária. Com um estoque controlado você evita desperdício de tempo e ajuda toda a linha de produção a melhorar seu rendimento.

Precaução que evita erros

Um estoque bem gerenciado ajuda seu negócio a se precaver contra mudanças. Imagine chegar na véspera do natal sem o brinquedo da moda? Com certeza sua loja vai perder vendas e ainda corre o risco de não encontrar um fornecedor para repor o estoque.

Isso seria péssimo para suas vendas e para a reputação da sua loja, certo? Mas erros como esses podem ser evitados, principalmente quando você faz o controle do estoque.

Precisando de uma ajuda?

Você não precisa fazer todo o controle de estoque em papel e caneta. Na verdade, usar uma ferramenta para te ajudar é o melhor caminho para ter bastante precisão no controle do seu estoque.

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  2. Controle de vendas (incluindo vendas fiadas);
  3. Administração do fluxo de caixa;
  4. Controle dos pagamentos feitos pelos clientes;
  5. Emissão das notas fiscais;
  6. Agenda de contatos dos clientes;

Cuidar de todos esses pontos, coloca seu negócio à frente da concorrência!

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