Estoque mínimo: saiba o que é e quais são seus benefícios

Uma gestão eficiente faz total diferença na dinâmica de um negócio. Para te ajudar nessa tarefa, o modelo de estoque mínimo surge como uma excelente alternativa.

Ele ajuda a evitar a falta de itens essenciais, como as mercadorias mais vendidas da sua empresa, sem elevar os custos de armazenagem dos produtos.

Esse modelo prioriza uma quantidade reduzida de itens, otimizando o espaço e gerando economia. Saiba como esse processo funciona e conheça suas vantagens!

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O que é estoque mínimo?

O estoque mínimo refere-se à quantidade mínima de produtos ou materiais que uma empresa mantém para evitar a falta de itens essenciais. 

Ele é calculado levando em consideração o consumo médio e o lead time, ou seja, o tempo entre o pedido ao fornecedor e a entrega.

Esse é um fator de segurança para prevenir atrasos ou flutuações na demanda. Além disso, manter o estoque reduzido ajuda a evitar interrupções na produção ou fornecimento e reduz os custos associados ao armazenamento excessivo de produtos.

Como funciona o estoque mínimo e para quem ele é indicado?

O modelo mínimo de estocagem, como explicamos, busca manter uma quantidade mínima de produtos armazenados, evitando qualquer interrupção nas operações por falta de mercadoria.

Esse modelo é indicado para empresas de todos os setores, especialmente aquelas com demanda sazonal ou flutuante. Varejistas, fabricantes e distribuidores podem se beneficiar, minimizando riscos de escassez.

É importante, porém, tomar todo o cuidado e manter um acompanhamento ativo, considerando demanda, fornecedores confiáveis e sistemas de monitoramento eficazes. Isso ajuda a garantir que você não vai ficar, de fato, sem mercadoria.

Saiba a importância do estoque mínimo

Pense que você precisa manter sua operação comercial funcionando, mas não dispõe de uma grande estrutura para armazenar suas mercadorias. 

Ao optar por um volume mínimo de produtos, você evita interrupções na produção e fornecimento das mercadorias, assim como qualquer outro tipo de atraso. Outro ponto positivo é ter como dar uma resposta ágil sempre que surgir algum imprevisto

Isso resulta em maior eficiência operacional, satisfação do cliente e redução de custos associados ao armazenamento excessivo. O estoque mínimo também permite um melhor gerenciamento de caixa, diminuindo a quantidade de dinheiro “parado” e liberando recursos para investimentos em demais áreas do negócio.

Como calcular o estoque mínimo?

Para calcular, considere as seguintes etapas: 

1. Analise o seu inventário;
2. Calcule o consumo médio diário;
3. Avalie a demanda e o tempo de reposição;
4. Considere uma margem de segurança para acomodar problemas, como atrasos ou produtos danificados.

Veja a seguir um exemplo com cada uma das 4 etapas descritas acima:

Analise seu inventário

Comece analisando seu inventário comparando os registros com o estoque. Assim, você identifica divergências entre as anotações e a contagem, erros, perdas por roubo ou danos não registrados.

Em seguida, estude as causas dessas diferenças. Lembre-se também dos padrões de demanda, a frequência e os níveis de reabastecimento. Isso permite otimizar a gestão de armazenagem, reduzir custos e evitar faltas ou excessos.

Calcule o consumo médio diário

Para calcular o consumo médio diário, determine a média de unidades consumidas por dia. Por exemplo, se uma loja vendeu 600 unidades de um produto em um mês de 30 dias, o consumo médio diário seria 600 unidades / 30 dias = 20 unidades/dia. 

Esse número é crucial para prever a demanda durante o tempo de reposição. Ao multiplicar o consumo médio diário (600 unidades) pelo tempo de reposição (30 dias), você tem o estoque mínimo necessário para evitar interrupções no suprimento durante o período.

Lembre também de adicionar uma margem de segurança. Você calcula ela ao dividir o número de unidades pela quantidade de dias. 

No entanto, o resultado final é apenas um indicador do mínimo necessário, ficando a seu critério pedir ou não mais (nunca menos) itens do que isso.

Faça o cálculo do estoque

Para fazer o cálculo do estoque mínimo, vamos utilizar um exemplo.

Suponha que uma loja de eletrônicos quer descobrir o estoque mínimo para um modelo de celular. A demanda média mensal do item é de 600 unidades, e o lead time (tempo de reposição) é de 30 dias. A margem de segurança desejada é 10% da demanda média.

Use a seguinte fórmula:

• Demanda média diária: 600 unidades / 30 dias = 20 unidades/dia;
• Demanda do lead time: 20 unidades/ dia x 15 dias = 300 unidades;
• Margem de segurança: 10% x 20 unidades = 2 unidades;
• Estoque mínimo = 300 unidades + 2 unidades = 302 unidades.

Benefícios do estoque mínimo

Esse modelo traz diversos benefícios para a gestão do estoque de um negócio. Abaixo, destacamos alguns dos principais:

• Continuidade da operação: assegura a disponibilidade contínua de itens, evitando paralisações na fabricação ou atrasos nas entregas;
• Redução de custos: mantendo apenas o necessário, evita-se o acúmulo de produtos, minimizando gastos com armazenamento;
• Resposta rápida: a empresa pode adaptar-se às variações do padrão de consumo ou mudanças no mercado;
• Otimização de capital: menos itens parados, permitindo alocar o dinheiro em outras áreas do negócio;
• Melhor fluxo de caixa: você diminui os gastos com mercadorias e essa verba é voltada para outras necessidades operacionais;
• Foco na qualidade: diminui riscos de mercadorias com defeito, favorecendo a qualidade geral dos produtos mantidos;
• Menos desperdício: evitar itens vencidos ou encalhados contribui para a redução do desperdício.

Como fazer uma boa gestão de estoque mínimo?

Aprenda a fazer uma boa gestão seguindo apenas 4 passos:

1- Entenda quais são produtos mais vendidos

Esse processo envolve algumas etapas. Elas vão ajudar a entender de maneira eficaz quais são os produtos mais vendidos:

• Análise de vendas: examine todas as informações sobre suas vendas em um período específico para identificar os produtos mais vendidos;
• Segmentação: analise as categorias de produtos do seu estoque e veja quais são as preferidas do público;
• Histórico de vendas: observe o histórico de vendas ao longo do tempo para identificar tendências sazonais, como produtos que vendem mais durante a Black Friday, Natal, Dia das Mães, entre outros;
• Feedbacks: avalie o feedback dos clientes para entender quais itens satisfazem mais;
• Análise de margem: considere a margem de lucro de cada produto para avaliar sua contribuição financeira.

O PagVendas é a ferramenta de automação comercial do PagBank que fornece dados e relatórios de vendas que ajudam a entender tudo isso!

2- Conheça bem o seu cliente

Entender as necessidades, preferências e comportamentos do consumidor é fundamental para oferecer produtos e serviços personalizados. Veja dicas úteis:

• Pesquisas: peça feedbacks para entender as opiniões e sugestões dos clientes;
• Análise de dados: estude as compras anteriores para identificar padrões e preferências. Exemplo: veja se tem algum item que vende mais que os outros, em quais dias ou período do mês isso acontece;
• Histórico de compras: analise o histórico de pedidos para oferecer recomendações relevantes, como a Amazon faz;
• Redes sociais: acompanhe as interações nas redes sociais para entender gostos e interesses;
• Atendimento personalizado: ofereça um atendimento que mostre ao cliente sua disposição em ajudar.

3- Organize seu estoque

Organizar o estoque envolve uma série de fatores, como: 

• Categorização: agrupe os itens por tipo, categoria ou quantidade de demanda. Dessa forma fica mais fácil encontrar tudo de um jeito mais rápido e eficiente;
• Sistemas de etiquetagem: rotule os itens com códigos de barras, descrições claras e informações úteis que ajudem a localizá-los de maneira ágil;
• Armazenamento estratégico: posicione produtos de alta rotatividade em locais mais acessíveis;
• Zonas de recebimento e expedição: separe as áreas onde você recebe e envia as mercadorias;
• Software de gerenciamento: use ferramentas de automação comercial para rastrear e atualizar as informações, como o PagVendas e Envio Fácil.

4- Tenha um controle sempre atualizado

O controle atualizado permite saber com precisão tudo o que ocorre dentro do estoque. Entenda como fazer isso:

• Contagens regulares: faça auditorias e revisões periódicas para verificar a consistência entre anotações e o que está no estoque;
• Automação: use sistemas como o Google Drive e Excel para guardar as informações sobre sua empresa;
• Integração de sistemas: integre sistemas de vendas, compras e estoque para atualizações em tempo real;
• Treinamento de equipe: oriente sua equipe para seguir processos rigorosos de registro e atualização.

Estoque mínimo, máximo e de segurança: como escolher entre eles?

Escolher um dos modelos envolve vários fatores. Relembre como cada um funciona:

• O estoque mínimo trabalha com a menor quantidade possível de mercadorias armazenadas, reduzindo gastos com transporte e estoque da carga;
• O estoque máximo garante abastecimento constante, porém pode levar a excessos. Seus custos podem crescer e os riscos de obsolescência também (quando um produto fica ultrapassado para os consumidores);
• O estoque de segurança é uma reserva de produtos adicional para lidar com incertezas nas vendas ou atrasos

Na maioria das vezes, o ideal é usar todos, conforme a necessidade e utilizando técnicas como just-in-time (no momento certo) para equilibrá-los.

O just-in-time é uma abordagem de gerenciamento com foco em receber e produzir itens somente quando necessário, minimizando os custos. Um exemplo de empresa que usa esse sistema é a Toyota.

Ela recebe peças dos parceiros comerciais apenas quando são necessárias para a montagem. Isso reduz o estoque, corta desperdícios e melhora a eficiência.

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