Como regularizar CNPJ inapto e evitar bloqueios no seu negócio

Você consultou os dados da sua empresa no site da Receita Federal e encontrou a mensagem de que ele está inapto? A preocupação é compreensível, mas vale saber que esta é uma situação comum e que tem solução. O primeiro passo para retomar as atividades é entender como regularizar CNPJ inapto.

O status não significa o fim da empresa, mas sim um alerta sobre pendências, que indica que o CNPJ está irregular e precisa ser ajustado para que a empresa volte a operar com segurança. A boa notícia é que, identificando o motivo da inaptidão, o processo de regularização é simples, principalmente quando se conhece os caminhos certos.

Hoje, vamos explicar o que significa CNPJ inapto, o que pode causar esse problema, como regularizar pela internet, reativar ou até dar baixa se for o caso. Vamos lá?

O que significa CNPJ inapto?

O termo CNPJ inapto aparece quando a Receita Federal identifica que uma empresa deixou de cumprir obrigações legais por um período prolongado. Na maioria das vezes, isso acontece quando as declarações obrigatórias deixam de ser enviadas por dois anos consecutivos. Não importa se a empresa está operando ou não, a falta de entrega já é suficiente para gerar o status de inaptidão.

Entre os documentos mais comuns que, quando não entregues, levam à inaptidão estão: 

• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
• RAIS;
• DEFIS;
• DASN-Simei;
• GFIP. 

Cada tipo de empresa tem um conjunto de obrigações diferentes, por isso é fundamental manter o controle dessas entregas ao longo do tempo.

Ter o CNPJ classificado como inapto representa um bloqueio que impede a empresa de exercer suas atividades normalmente: não é possível emitir nota fiscal, obter crédito, participar de licitações ou movimentar contas bancárias. Por isso, é indispensável saber o que significa CNPJ inapto para agir rapidamente e evitar prejuízos maiores.

O que pode fazer meu CNPJ ficar inapto?

A principal causa de um CNPJ inapto é a omissão na entrega de declarações obrigatórias à Receita Federal. Quando a empresa deixa de enviar esses documentos por dois anos consecutivos, o sistema automaticamente altera o status do CNPJ. Mas não é só isso, outras situações também podem levar à inaptidão.

Entre os motivos mais frequentes estão: 

• Não ser localizado no endereço cadastrado;
• Estar com o CNPJ suspenso por mais de um ano;
• Ter irregularidades em operações de comércio exterior. 

Práticas como a emissão de documentos falsos ou movimentações incompatíveis com a realidade da empresa também podem ser motivos de inaptidão.

A legislação detalha todas essas situações no artigo 38 da Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022. Para evitar que o CNPJ fique inapto novamente no futuro, é recomendado manter a contabilidade em dia, revisar seus dados cadastrais e acompanhar as obrigações acessórias.

CNPJ inativo e CNPJ inapto: qual a diferença?

Pode parecer tudo igual, mas CNPJ inativo e CNPJ inapto são situações bem diferentes, e é importante entender isso antes de tentar resolver qualquer pendência.

Um CNPJ inativo é usado quando a empresa passa um período sem nenhuma movimentação. Não vendeu, não comprou, não teve entrada ou saída de dinheiro. Nesse caso, a empresa está parada, mas não está irregular. Mesmo sem movimentação, se as obrigações forem ignoradas por muito tempo, o CNPJ deixa de estar inativo e passa a ser considerado inapto.

O CNPJ inapto é um sinal claro de que a empresa está com pendências mais sérias. O status aparece quando as declarações obrigatórias não são entregues por dois anos seguidos e as consequências são mais duras:

• Perda do direito de emitir notas fiscais;
• Impossibilidade de realizar transações financeiras;
• Impedimento para participar de licitações ou firmar contratos com o poder público;
• Risco de cancelamento definitivo do CNPJ pela Receita Federal.

Ou seja, no segundo caso, a empresa já não consegue mais operar de forma regular. 

CNPJ inapto: como resolver?

Depois de entender o que significa, a pergunta mais importante é: como regularizar CNPJ inapto? Em muitos casos, você consegue fazer tudo pela internet, de forma simples e organizada. Para te ajudar, preparamos um passo a passo completo para identificar o problema e colocar a sua empresa em dia com a Receita Federal.

Consulte as pendências da empresa

Tudo começa com a identificação das pendências que deixaram o CNPJ inapto. Para isso, você vai usar o portal e-CAC da Receita Federal. O acesso é gratuito e pode ser feito com CPF e código de acesso do responsável legal pela empresa.

• Acesse o site gov.br/ecac;
• Clique em “Entrar com gov.br” e use seu CPF e senha. Se ainda não tem conta, você pode criar na hora;
• No menu principal, vá em “Certidões e Situação Fiscal” e depois clique em “Consulta Pendências – Situação Fiscal”;
• Selecione a empresa desejada (caso tenha mais de um CNPJ vinculado ao seu CPF);
• Clique em “Gerar relatório” para visualizar todas as declarações e obrigações em atraso.

O relatório vai mostrar exatamente o que falta: declarações omissas, débitos em aberto ou inconsistências cadastrais. A partir dele, você terá um panorama claro do que precisa ser resolvido.

Organize os documentos e informações

Com o relatório em mãos, o próximo passo é preparar o envio das obrigações atrasadas, com atenção aos tipos de documentos exigidos, que podem variar de acordo com o porte e o regime tributário da empresa.

Confira alguns exemplos de declarações que, se não forem entregues, deixam o CNPJ inapto:

• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): obrigatória para empresas do lucro real, presumido ou arbitrado;
• DASN-Simei (Declaração Anual do MEI): obrigatória para microempreendedores individuais;
• DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): exigida de empresas optantes pelo Simples Nacional;
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social): relacionada às informações trabalhistas e previdenciárias;
• SPEDs fiscais e contábeis: para empresas com obrigações acessórias digitais.

Além dessas declarações, verifique também se há cadastros desatualizados ou endereços incorretos que possam ter contribuído para a inaptidão. Mantenha todos os documentos fiscais e contábeis organizados e, se necessário, conte com o apoio de um contador para revisar tudo antes do envio.

Envie as declarações atrasadas

Com tudo organizado, é hora de colocar a mão na massa e começar a regularizar. O envio das declarações pode ser feito por diferentes canais, conforme o tipo de documento:

• DCTF: transmitida por meio do programa da Receita Federal específico para essa declaração;
• DEFIS e DASN-Simei: entregues no portal do Simples Nacional;
• GFIP: enviada por meio do programa SEFIP;
• SPEDs: transmitidos via ReceitanetBx ou sistema próprio de escrituração fiscal digital.

É importante seguir as orientações do sistema da Receita e conferir se todas as transmissões foram concluídas com sucesso. Guarde os protocolos de envio como comprovante, pois eles podem ser úteis em caso de dúvidas ou fiscalizações futuras.

Quite eventuais débitos e multas

Além da entrega das declarações, também pode haver necessidade de quitar tributos atrasados ou multas por atraso na entrega. O próprio sistema da Receita vai calcular os valores devidos, com juros e correções.

As guias de pagamento são emitidas diretamente no e-CAC, no menu de débitos fiscais. Os principais tipos de cobrança incluem:

• Multa por entrega em atraso: geralmente com valor mínimo, mas que pode aumentar dependendo do tempo de atraso e do porte da empresa;
• Tributos não pagos: impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, entre outros;
• Contribuições previdenciárias: vinculadas à folha de pagamento ou pró-labore.

Se os valores forem altos, é possível solicitar um parcelamento direto no portal e-CAC.

Acompanhe o status do CNPJ

Depois de concluir as entregas e pagamentos, o sistema da Receita processa as informações diariamente. A regularização costuma acontecer em até 48 horas úteis, mas em casos com maior volume de documentos pode levar um pouco mais.

Para acompanhar a atualização:

1. Volte ao e-CAC após alguns dias;
2. Acesse novamente “Consulta Pendências – Situação Fiscal”;
3. Verifique se ainda há itens em aberto ou se a situação do CNPJ já consta como regular.

Se estiver tudo certo, o CNPJ será reativado e poderá voltar a funcionar normalmente. Caso contrário, é indicado entrar em contato com a Receita ou com um contador para verificar se ainda há algo pendente.

Perguntas frequentes sobre CNPJ inapto

Agora que você já sabe como regularizar CNPJ inapto pela internet, é normal que surjam ainda algumas dúvidas ao longo do processo. Por isso, reunimos as perguntas mais comuns para te ajudar a entender melhor o que pode ou não ser feito durante esse período — e o que acontece se a situação não for resolvida a tempo.

O que acontece com uma empresa que está inapta?

Uma empresa com CNPJ inapto perde uma série de direitos que são essenciais para manter o negócio funcionando. A Receita Federal considera que a empresa está fora das regras fiscais mínimas e, por isso, impõe restrições severas. As principais consequências são:

• A empresa não pode emitir notas fiscais, o que inviabiliza a operação formal com clientes e fornecedores;
• Fica impedida de realizar movimentações financeiras, como manter contas ativas em bancos ou contratar serviços financeiros;
• Não consegue participar de processos licitatórios, convênios públicos ou acessar benefícios fiscais;
• Os sócios podem ser responsabilizados por dívidas e obrigações da empresa;
• Se a situação continuar por cinco anos, o CNPJ é cancelado automaticamente pela Receita.

A empresa não consegue operar de forma legal e fica vulnerável a penalidades, restrições e dificuldades para manter o negócio ativo.

É possível fazer vendas com o CNPJ inapto?

Mesmo que a empresa continue com produtos ou serviços disponíveis, a realização de vendas com o CNPJ inapto é irregular, já que não há permissão para emitir nota fiscal ou formalizar qualquer tipo de transação.

Alguns empreendedores até continuam vendendo sem nota, mas isso representa um risco sério: além de ser ilegal, a empresa pode sofrer autuações, multas e até sanções mais graves. Sem falar no impacto direto na imagem do negócio e na confiança dos clientes.

Portanto, enquanto o CNPJ estiver inapto, o ideal é paralisar temporariamente as atividades formais e focar na regularização para retomar as operações do jeito certo.

Dá para emitir nota fiscal com inaptidão?

Não. Uma das primeiras restrições impostas pela Receita Federal ao declarar um CNPJ inapto é justamente o bloqueio da emissão de notas fiscais.

Na prática, o sistema da prefeitura ou da Secretaria da Fazenda do seu estado identifica a inaptidão e impede automaticamente o acesso aos sistemas de emissão. Mesmo que o sistema permita o acesso momentaneamente, qualquer nota emitida nesse período pode ser considerada nula.

Ou seja, a empresa fica fora da legalidade fiscal e corre o risco de enfrentar sanções, multas e questionamentos futuros. Saber como reativar CNPJ inapto e regularizar o quanto antes é a única forma de recuperar a autorização para emissão dos documentos fiscais.

Um CNPJ inapto pode ser cancelado?

Sim. Se a situação de inaptidão não for resolvida dentro do prazo, a Receita Federal pode baixar o CNPJ de ofício, ou seja, cancelar a inscrição da empresa mesmo sem a solicitação do empreendedor.

Normalmente, isso acontece após cinco anos consecutivos de inatividade e pendências fiscais. Além do cancelamento, os sócios podem ser impedidos de abrir um novo CNPJ e ter o nome vinculado a dívidas fiscais, o que afeta o CPF e o histórico como pessoa física.

Portanto, caso você não tenha mais interesse em manter a empresa, é importante saber como dar baixa em CNPJ inapto formalmente, antes que o cancelamento aconteça de maneira automática, a fim de evitar prejuízos e manter o seu nome limpo perante os órgãos públicos.

Quais são as outras situações cadastrais de um CNPJ?

Além do status de inapto, a Receita Federal classifica os CNPJs em outras situações cadastrais, cada uma com um significado específico:

• Ativa: empresa está regular e pode exercer suas atividades normalmente;
• Suspensa: cadastro com inconsistência de dados ou sob análise da Receita;
• Inativa: sem movimentações financeiras ou operacionais por um determinado período, mas ainda regular;
• Baixada: empresa foi encerrada oficialmente, seja por solicitação do empreendedor ou por decisão da Receita;
• Nula: registro cancelado por erro de constituição, duplicidade de inscrição ou suspeita de fraude.

É fundamental conhecer todas essas classificações para acompanhar a situação do seu CNPJ ao longo do tempo e agir rapidamente caso ocorra alguma alteração.

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