Controle de notas fiscais: confira 6 dicas para fazer a gestão com eficiência

Se você é empreendedor, monitorar as notas fiscais deve fazer parte da rotina administrativa do seu negócio, já que elas são essenciais para manter a empresa aberta e com todas as obrigações.

No entanto, com um dia a dia tão agitado, nem sempre sobra tempo para fazer esses trabalhos burocráticos. E isso acaba trazendo problemas, que poderiam ser evitados com uma atuação estratégica.

Entender e fazer o controle das suas notas fiscais com eficiência é fundamental, por isso confira 6 dicas para ajudar na gestão do seu negócio!

Por que é importante organizar as notas fiscais?

Organizar as notas fiscais do seu empreendimento é essencial por duas razões: manter o controle financeiro em dia e evitar multas causadas junto à Receita Federal.

Com uma organização eficiente, você mantém um registro preciso de todas as transações financeiras do seu negócio, incluindo receitas, despesas e os impostos de cada operação.

Quem deve realizar o controle de notas fiscais?

Para manter as notas fiscais da sua empresa em ordem, é importante que alguém com boas habilidades de organização e matemática registre todas as notas recebidas e emitidas de maneira padronizada.

Isso pode ser feito por você ou por um funcionário da sua empresa. Outra opção é contratar um escritório de contabilidade, que está mais acostumado a fazer esse tipo de trabalho.

Vantagens de realizar um bom controle de notas fiscais

Segundo a Receita Federal, todas as empresas são obrigadas a armazenar seus documentos fiscais por 5 anos a partir da data de emissão. Após esse período, as notas fiscais podem ser descartadas e os arquivos digitais deletados.

Esse procedimento evita complicações legais, multas e traz uma série de benefícios adicionais:

Organização do fluxo de caixa

Se o valor das entradas do dia não baterem, você tem onde conferir e tirar a dúvida. Na hora de fazer o fechamento do caixa, a nota fiscal vai servir para comparar as vendas e checar se a quantia está certa.

Controle de trocas e devoluções

As notas fiscais ajudam o empreendedor a ter um controle maior sobre trocas e devoluções. Isso ocorre porque elas comprovam a compra, incluindo a data, o valor e a descrição do produto. Além de possibilitar a atualização do estoque, registrando a entrada de produtos devolvidos e a saída dos vendidos.

Análise de receitas e despesas

O controle de notas fiscais facilita a organização das contas do mês, já que com isso é possível saber o valor gasto em compras de mercadorias, serviços de manutenção,  transporte, entre outros ao longo do período.

Detalhamento de impostos

Além do valor de cada transação, com as notas fiscais você encontra o total do imposto pago ou cobrado. Assim, na hora de calcular a precificação do produto, você sabe quanto daquele valor é destinado para impostos.

Precisão e transparência na auditoria fiscal

O controle adequado garante que todas as transações sejam corretamente registradas nas contas da empresa. Isso facilita a auditoria e previne erros que podem resultar em complicações com a Receita Federal, o órgão responsável pela fiscalização.

6 dicas para fazer um controle eficiente de notas fiscais

Agora que você já sabe qual a importância de controlar suas notas fiscais, chegou o momento de aprender como fazer essa gestão de maneira eficiente. Confira abaixo:

1. Defina um responsável por esse serviço

A pessoa responsável por esse serviço precisa ser muito boa com números e estar atenta às mudanças na lei. Uma alternativa, caso você tenha orçamento para isso, é utilizar os serviços de um escritório de contabilidade para fazer esse trabalho.

2. Tenha atenção aos prazos

Caso opte por atribuir essa tarefa a alguém da sua equipe, essa pessoa também precisa estar atenta aos prazos para pagamento de impostos ou envio de declarações. Se você esquecer alguma data, sua empresa corre o risco de sofrer multas e da Receita Federal.

3. Use a tecnologia a seu favor

Você não precisa mais ter um armário para guardar a papelada do seu negócio. Existem softwares e outras ferramentas que podem fazer isso de um jeito mais simples. O PagVendas, sistema de automação comercial do PagBank, emite NFs, além de agrupar todos os contatos de fornecedores e clientes.

4. Centralize os comprovantes em um local

Juntar todos os recibos em um único local não só facilita a organização, mas também permite um acesso mais ágil para conferir valores, impostos, entre outros detalhes. Serviços de armazenamento em nuvem, como o Google Drive e o Dropbox, são muito bons para isso.

5. Preze pela segurança de suas notas

Para garantir isso, mantenha cópias seguras na nuvem. Use senhas fortes para impedir que pessoas não autorizadas acessem os dados fiscais, faça backups regulares e mantenha-se atualizado sobre as leis para evitar erros.

6. Crie categorias para organizar as notas fiscais

Agrupar tudo é uma estratégia eficaz para manter os documentos fiscais organizados e acessíveis. Uma sugestão é criar categorias com base no tipo de gasto, como material para o escritório, aluguel de equipamentos e transporte dos produtos.

Faça a gestão de notas fiscais com o PagVendas!

Fazer a gestão das suas notas fiscais fica muito mais fácil com o PagVendas, já que ele permite emitir NF-E (Nota Fiscal Eletrônica), NFC-E (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor) e SAT (Sistema Autenticador e Transmissor).

Além disso, a ferramenta de automação comercial do PagBank conta com diversas funcionalidades para te ajudar no:

• Controle de estoque e armazenagem;
• Gestão de produtos e clientes;
• Fornece relatórios e gráficos de vendas detalhados;
• Agenda os horários de atendimento ao cliente;
• Auxilia na fidelização de clientes com o ClubePag;
• Centraliza todas as informações do seu estabelecimento em um único sistema.

Assista ao vídeo e veja como é fácil emitir notas fiscais pelo PagVendas:

Comece a usar o PagVendas agora e melhore a gestão do seu negócio!