Guia descomplicado de Controle Financeiro para pequenas empresas

O sucesso de um negócio depende de alguns pontos importantes, como a inovação, o jeito de oferecer produtos e serviços aos clientes, as estratégias de divulgação e, claro, os preços oferecidos.

Mesmo que você seja um empreendedor bem ativo e antenado às novidades, isso não vai ser o suficiente para garantir todo o sucesso do seu negócio. Por isso, o controle financeiro ajudará você a cuidar melhor do seu negócio e enfrentar a crise mesmo se as vendas caírem.

Confira abaixo como fazer um controle financeiro eficiente, prático e que leve o seu negócio ao sucesso com o nosso Guia Descomplicado do Controle Financeiro.

O que é e para que serve o controle financeiro

O nome controle financeiro pode parecer algo muito sério e complicado de se fazer, então você precisa esquecer essa ideia agora mesmo — e nós vamos explicar o porquê.

Uma gestão financeira efetiva é essencial para qualquer tipo de empresa. Quando não existe controle do que entra e sai do caixa, fica muito mais fácil se perder nas contas e deixar escapar boas oportunidades de faturar mais, ou também de investir no seu negócio.

Conforme você começa a controlar os gastos, será possível analisar fatores como:

1. Quais são os gastos operacionais (que fazem a empresa girar, como aluguel, contas, salários, reposição de estoque etc);
2. Onde estão as oportunidades de economia dentro dos processos da empresa (redução no uso de energia, água, troca de fornecedores etc);
3. Existência de exageros e gastos desnecessários (como, por exemplo, quando você compra muita mercadoria para estocar);
4. Equilíbrio entre as entradas e saídas do negócio;

É por isso que 10 em cada 10 especialistas em gestão empresarial recomendam manter o controle de caixa sempre atualizado. Esse é um jeito prático de acompanhar as entradas financeiras, enxugar gastos exagerados, diminuir dívidas e manter tudo sob controle.

Empresas que não fazem um bom acompanhamento do fluxo de caixa são as mais suscetíveis a ter gastos exagerados, contrair dívidas e até mesmo fechar as portas.

Agora, mais importante do que saber o que o controle financeiro é capaz de fazer, é ter constância. Um controle bem feito não é resumido às anotações de entradas e custos mais importantes. O ideal é anotar tudo.

Fazer o controle financeiro é complicado?

Não, basta um caderno, uma calculadora e uma caneta para começar essa tarefa! Marque todas as movimentações da sua empresa, desde as vendas na frente de caixa até o pagamento de boletos, fiado, salários de funcionários ou aquele gasto adicional na hora do almoço.

Fazer o controle financeiro do seu negócio não precisa ser complicado, muito menos tomar horas da sua rotina. Com as ferramentas certas, você será capaz de conhecer melhor a realidade financeira da sua empresa e mapear qualquer movimentação de dinheiro no dia a dia.

Atualmente, existem sistemas de gestão que simplificam o jeito que você faz a administração do seu negócio. Assim, você ganha agilidade e consegue focar em tarefas importantes e estratégicas para o funcionamento do negócio.

Como fazer o controle financeiro de pequenas empresas?

Separamos algumas dicas práticas e efetivas para você começar a melhorar o controle financeiro da sua empresa e para de decidir as coisas com base no “achismo”. Vamos lá?

1. Registre todas as movimentações financeiras

É com base neste balanço de contas que você consegue entender bem como anda seu negócio e o que precisa ser feito para melhorar os resultados e diminuir as despesas.

Muitos empreendedores erram porque só fazem o registro de vendas e o pagamento de contas. O certo é registrar absolutamente tudo que envolve dinheiro. Precisou sacar para ter troco? Registre. Adiantou um vale para algum funcionário? Registre também. Comprou um caderno para anotar pedidos? Anote a compra.

Já ficou claro que o primeiro passo (e o mais indispensável) do controle financeiro é saber para onde seu dinheiro está indo e como ele está entrando, certo?

Reflita sobre este processo. Esquecer de fazer os registros ou relaxar nessa tarefa é o primeiro passo para perder precisão no gerenciamento do seu negócio!

2. Analise frequentemente seus gastos

Não adianta muito fazer o controle financeiro uma vez no ano. Em 365 dias, muitas oportunidades de economizar dinheiro terão escapado das suas mãos. É preciso ter constância no balanço das finanças.

Por isso, analise as despesas pelo menos uma vez no mês, assim, você se prepara para o mês seguinte e tem uma noção mais certeira do quanto você precisa vender para cobrir seus gastos e, consequentemente, ter lucro.

3. Crie metas

Aqui a ideia é analisar a realidade do seu negócio e estipular algumas metas. Com isso, a evolução do seu controle financeiro fica mais palpável, além de estimular todos que trabalham com você.

Além disso, nada te impede de determinar metas menores como “reduzir o consumo de energia no próximo mês”, “vender X reais de um determinado produto” ou “melhorar a gestão do estoque”, por exemplo. Essas são formas interessantes para construir, pouco a pouco, com um controle de finanças mais preciso.

4. Separe custos fixos e variáveis

Registrar as saídas financeiras é importante, contudo, catalogar esses gastos em custos fixos e variáveis também vai te ajudar bastante.

Os custos fixos são aquelas despesas regulares, como o aluguel, salários e as contas de água e luz. Já os custos variáveis são despesas extras, que surgem de vez em quando. Um bom exemplo é a necessidade de fazer manutenção do veículo que você usa para fazer entregas ou no ar-condicionado do escritório.

Fazer essa separação é o primeiro passo para ter noção sobre quanto é preciso arrecadar para cobrir cada uma das despesas, especialmente as fixas, que são essenciais para o seu negócio se manter ativo.

Em relação aos custos variáveis, quando você faz esse agrupamento, fica mais fácil descobrir aqueles pequenos gastos que estão drenando parte da receita. Um corte aqui e outro ali pode resultar em mais dinheiro em caixa. E quem não quer mais recursos sobrando, não é mesmo?

5. Mantenha negociações frequentes com seus fornecedores

Bons fornecedores são ótimos parceiros para o seu negócio, mas não é bom ter apenas uma alternativa. Mantenha negociações abertas com novas empresas, escute as propostas e converse com seus fornecedores ativos para conseguir bons acordos.

Afinal, negociar não é nenhum pecado! Na verdade, isso é essencial para que você e seus parceiros mantenham-se competitivos no mercado.

Portanto, se os preços estiverem altos, converse com seus fornecedores. A negociação abre uma oportunidade para baixar os custos e ajustar as finanças.

6. Faça uma boa gestão do seu estoque

Problemas de estoque contribuem para o descontrole financeiro. Muitos lojistas preferem negociar grandes volumes para garantir melhores preços. É a mesma lógica utilizada por grandes atacadistas. O problema é que nem sempre a demanda dos seus clientes é grande o suficiente para vender tudo.

O resultado? Produtos encalhados que acabam sendo vendidos por preços muito abaixo do mercado para terem saída. E o prejuízo pode ser pior se os produtos forem perecíveis, como ingredientes para alimentação.

Diante disso, ao fazer uma boa gestão do estoque, use os dados de vendas dos produtos como base. Assim, você poderá saber quais são os mais vendidos e determinar a reposição baseada no volume de saída e não nas expectativas.

Em caso de falta de produto, não há motivos para pânico. Aos poucos, você vai ser capaz de otimizar o controle do estoque e dimensionar a reposição com mais precisão.

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7. Separe a pessoa jurídica e a pessoa física

Muitos pequenos empreendedores cometem um deslize simples: juntar as finanças pessoais com as do negócio. O melhor jeito de não perder o controle é fazer essa separação.

Quer entender por que ela é tão importante? Então confira as vantagens de ter um CNPJ para o seu negócio aqui.

Apesar não parecer prático — afinal, é o seu negócio, você é o dono, o único que mexe nas contas — saiba que a solução mais indicada é a separação. Aqui, nossos clientes têm à disposição três tipos de conta:

1. Conta pessoal (indicada para o dono do negócio separar suas finanças);
2. Conta vendedor (feita para pessoas que vendem com as maquininhas ou ferramentas do PagSeguro);
3. Conta empresarial (criada para Pessoas Jurídicas).

Por esse motivo, não fique misturando valores que você tem na sua conta com o dinheiro da empresa. Aproveite que você não paga nada para abrir uma conta no PagBank e faça essa separação agora mesmo!

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8. Crie o seu salário

Vendedores, profissionais autônomos e empreendedores não possuem renda fixa, ou seja, em um mês é possível faturar alto e, no mês seguinte, ter que segurar as pontas porque o movimento caiu.

Portanto, é importante que você estabeleça um salário de dono — conhecido como pró-labore. Isso evita que você tire muito dinheiro das contas da empresa em bons meses e também te protege de ficar no vermelho dentro de casa quando as vacas magras aparecem.

Analise seu faturamento (olha a importância do registro aqui!) e faça uma média para criar seu salário, considerando seu orçamento e da sua família. Fixar um salário deixa a gestão dos lucros bem mais simples. Você vai ter mais clareza sobre as formas de investir esse dinheiro que sobrou, inclusive com a possibilidade de criar uma reserva de emergência, que é muito importante.

9. Aproveite o melhor que a tecnologia pode lhe oferecer

Antigamente, o controle das finanças e outras tarefas eram todas feitas “na raça”, sem nenhum tipo de ajuda para acelerar e melhorar essas tarefas. Felizmente, isso faz parte do passado.

Atualmente, os donos de negócios têm à disposição recursos tecnológicos práticos e muito eficientes. Vamos a alguns exemplos:

1. Você pode utilizar o sistema do PagVendas para gerenciar o seu negócio de forma completa;
2. Utilizar as maquininhas do PagSeguro. As Moderninhas já vêm com PagVendas integrado;
3. Quem é cliente PagBank pode usar o celular para resolver todas as demandas bancárias, incluindo pagamentos e TEDs gratuitas e ilimitadas;
4. Usar o Cartão Pré-Pago e o Cartão da Conta PagBank para controlar os gastos pessoais ou empresariais;
5. Usar o PagBank para guardar seu dinheiro em uma conta que rende o dobro da poupança.

Esses são alguns exemplos de ferramentas que nós temos para beneficiar e simplificar o seu dia a dia, dando mais controle para a gestão das finanças, tanto pessoais quanto profissionais.

E quando se fala de gerenciamento, nosso campeão é o PagVendas. Com ele, você administra o seu negócio e pode:

1. Acessar informações sempre atualizadas sobre as finanças;
2. Ficar de olho no volume de vendas em cada data;
3. Analisar e controlar o estoque;
4. Gerenciar os contatos de clientes;
5. Extrair relatórios para saber como está a saúde financeira do negócio;

Resumindo: O PagVendas é um app completo para você administrar e ficar sempre em dia com as informações financeiras e tudo que há de mais importante para a empresa. Você tem tudo em um só lugar: recebe os pagamentos, administra o seu estoque, gerencia as vendas em tempo real, acessa relatórios e muito mais!

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Quais são as principais vantagens de um controle financeiro?

De forma rápida, vamos citar alguns dos principais benefícios que uma empresa garante às operações ao fazer um controle financeiro preciso.

Otimização do fluxo de caixa

Conforme a empresa estabelece um controle financeiro, a situação das entradas e saídas de caixa torna-se mais clara. Isso dá mais força para a análise de resultados, melhora a tomada de decisão e a qualidade do planejamento do negócio como um todo.

Uso inteligente dos recursos empresariais

Mais controle financeiro significa mais inteligência de negócios. Esse é o caminho ideal para que a empresa use os recursos com sabedoria.

Com um planejamento bem feito, fica mais fácil entender qual é o melhor uso para o dinheiro, direcionando a verba para onde ela é mais necessária, ao mesmo tempo que elimina gastos supérfluos.

Menores chances de falência

Em tempos de baixa nas vendas, ter um bom planejamento financeiro pode ser o diferencial para manter-se na ativa. Empresas sem controle do dinheiro já sofrem quando o caixa está em dia, e essa dificuldade aumenta quando as entradas diminuem.

Com um bom controle, você toma as melhores decisões. Consequentemente, isso diminui as chances do encerramento das atividades e abre a possibilidade de colocar em prática as ações mais corretas para reverter cenários de crise.

Menos risco de inadimplência

Quando a situação aperta, muitas empresas apelam para a inadimplência. Esse tipo de situação é normal, afinal, quem nunca deixou duas contas acumularem por falta de caixa?

Apesar de ser comum, quanto mais você puder evitar as dívidas, melhor.Os débitos crescem, podem gerar processos e ameaças à saúde financeira do negócio. Uma das principais virtudes de fazer um bom controle financeiro é conseguir fiscalizar o dinheiro da empresa para evitar problemas com dívidas.

Menor risco de problemas fiscais

Inadimplência é um perigo. Agora, quando a falta de pagamento atinge as obrigações fiscais, o risco é bem maior. Ficar em débito com a Receita Federal gera multas pesadas e você corre o risco de fecharem o seu negócio.

Dívidas fiscais são uma dor de cabeça imensa. Mas elas podem ser evitadas com a aplicação de técnicas de controle financeiro para fiscalizar as pendências e não deixar nenhum imposto em aberto.

Decisões passam a ser tomadas sobre fatos e não suposições

Quando uma empresa não faz um bom controle financeiro, não é possível analisar com precisão tudo que acontece lá dentro, e assim surgem as decisões tomadas com base nos achismos.

É muito melhor usar informaçõe concretas para guiar o seu negócio. Esse é o tipo de recomendação dada pelos mais importantes administradores de empresa do mundo todo: troque o duvidoso pelo certo, baseie as decisões em dados e não em intuições.

Pronto para simplificar o controle financeiro?

Como você pôde acompanhar ao longo desse conteúdo, o controle financeiro:

1. Não é algo complicado de ser feito;
2. Não precisa de altos conhecimentos de contabilidade nem de tecnologia para montar uma planilha de controle;
3. Exige rigor e comprometimento;
4. Pode ser feito com a ajuda de recursos tecnológicos;
5. Reduz riscos para o funcionamento da sua empresa e também contribui para você não contrair dívidas.

Se você precisa de ajuda para simplificar o controle financeiro, conte conosco! Que tal ter acesso a ferramentas incríveis que irão transformar o jeito como você vende e cuida da sua empresa?

Com a conta PagBank, você tem acesso a um banco completo na palma da sua mão que faz seu dinheiro render mais que a poupança.

Usando as maquininhas do PagSeguro, você faz vendas e recebe pagamentos com rapidez, e ainda aproveita que o dinheiro cai direto na sua conta (e não se esqueça que você pode ter uma conta para você e outra só para a sua empresa).

Outro exemplo de solução perfeita para quem quer controlar gastos é o Cartão Pré-Pago do PagBank. Ele vai permitir que você gaste exatamente o quanto é para gastar, sem uso de limite nem cheque especial. Além do amplo controle, o Cartão Pré-Pago não tem fatura, não tem anuidade e nenhuma cobrança extra.

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Por fim, você não pode deixar de explorar o PagVendas, a nossa solução completa para o gerenciamento do seu negócio. Tudo começa abrindo uma conta grátis PagBank!

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