Nota fiscal eletrônica: confira cada tipo e saiba como emitir a sua

Para ter sucesso ao empreender é muito importante estar regularizado, ou seja: abrir um CNPJ, pagar os impostos corretamente e, é claro, emitir notas fiscais. Esse é o documento que comprova o que foi vendido, a quem e por qual valor.

Além de te deixar em conformidade com o Fisco, as notas fiscais ainda te ajudam a manter o negócio organizado. E para não precisar gerenciar tudo em papel, uma alternativa é optar pela emissão de notas fiscais eletrônicas.

Por isso, hoje você vai ver tudo que precisa para fazer a gestão, emissão, cancelamento e armazenamento das suas notas fiscais eletrônicas: descubra como melhorar a organização da sua empresa com esse guia!

O que é uma nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é um documento digital que formaliza a venda de produtos ou serviços. Ela substitui a nota fiscal em papel e deve ser emitida e armazenada eletronicamente. 

A nota fiscal eletrônica garante o registro da transação comercial e facilita o recolhimento de impostos. As empresas são obrigadas a emitir a nota fiscal eletrônica para garantir a conformidade com a legislação tributária.

Tipos de notas fiscais existentes

Existem diversos tipos de notas fiscais eletrônicas. Os principais tipos são NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e, NFA-e e NFP-e. A seguir, vamos detalhar cada um deles:

NF-e (Nota Fiscal de Produto e Mercadoria)

A NF-e é utilizada para registrar a venda de produtos. Ela é a versão digital da tradicional nota fiscal em papel e é obrigatória para empresas que comercializam mercadorias. A NF-e é emitida e armazenada eletronicamente, facilitando o processo de controle fiscal.

NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica)

A NFC-e é usada no varejo para registrar vendas ao consumidor final. Ela substitui o cupom fiscal e a nota fiscal modelo 2, sendo emitida em transações presenciais e de entrega em domicílio. A NFC-e é validada pela SEFAZ e contém um QR Code para consulta.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços)

A NFS-e é utilizada para registrar a prestação de serviços. Ela é emitida eletronicamente através do portal da prefeitura ou do portal nacional da NFS-e. A NFS-e facilita o controle fiscal e a arrecadação de ISS (Imposto Sobre Serviços).

CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O CT-e registra as operações de transporte de carga entre municípios e estados. Ele substitui os documentos fiscais modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27, eliminando a necessidade de faturas duplicadas. O CT-e garante a conformidade e segurança nas operações de transporte.

NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica)

A NFA-e é utilizada por autônomos e MEIs para operações esporádicas de compra e venda de produtos. Ela é emitida individualmente no portal da SEFAZ e é indicada para quem não precisa emitir NF-e regularmente. A NFA-e é simples e prática para transações ocasionais.

NFP-e (Nota Fiscal de Produtor Eletrônica)

A NFP-e é destinada a produtores rurais registrados no cadastro de Produtor Primário da Fazenda. Ela formaliza a venda de produtos agrícolas e facilita o controle fiscal para pequenos produtores. A NFP-e substitui a nota fiscal de produtor em papel.

NF-e: credenciamento

Para emitir a NF-e, a empresa precisa se credenciar na Secretaria da Fazenda do seu estado. O processo de credenciamento envolve a adaptação do sistema de faturamento da empresa para o programa online da SEFAZ.

O Sebrae disponibiliza um emissor gratuito de NF-e e CT-e, acessível em nuvem. O credenciamento é essencial para garantir que a empresa possa emitir notas fiscais eletrônicas e cumprir com suas obrigações fiscais.

Principais benefícios de emitir nota fiscal

Emitir nota fiscal eletrônica facilita o cumprimento das obrigações fiscais,contribui para a redução de custos e pode melhorar a gestão do negócio. Vamos explorar alguns desses benefícios a seguir:

Redução de custos

Emitir nota fiscal eletrônica reduz significativamente os custos operacionais. A empresa economiza com papel, tinta e armazenamento físico de documentos. Além disso, a automação dos processos diminui a necessidade de mão de obra para tarefas burocráticas, permitindo uma alocação mais eficiente de recursos.

Simplificação de obrigações acessórias

A nota fiscal eletrônica simplifica o cumprimento das obrigações fiscais. Ela automatiza a geração e envio de informações para os órgãos fiscais, reduzindo a chance de erros e facilitando a vida do empreendedor.

Planejamento de logística

Com a NF-e é possível organizar melhor o envio e recebimento de mercadorias, além de facilitar o rastreamento de produtos. Isso garante mais eficiência nas operações e melhora o atendimento ao cliente.

Melhor gestão do negócio

Emitir nota fiscal eletrônica permite um controle mais preciso das vendas, estoques e despesas, proporcionando uma visão clara da saúde financeira da empresa. Essa organização facilita a tomada de decisões estratégicas.

Aumento da confiança no cliente

A emissão de notas fiscais eletrônicas aumenta a confiança dos clientes na empresa. Ela demonstra profissionalismo e transparência nas operações comerciais, o que fortalece a relação com o consumidor. Clientes satisfeitos tendem a ser mais fiéis e a recomendar a empresa para outros, contribuindo para o crescimento do negócio.

Quem pode emitir uma nota fiscal eletrônica?

Qualquer pessoa jurídica (PJ), que realize operações de venda de produtos ou prestação de serviços, pode emitir uma nota fiscal eletrônica. Isso inclui vários tipos de entidades, cada uma com suas particularidades. Veja algumas:

• Empresas de comércio: vendem produtos físicos e precisam emitir NF-e;
• Prestadores de serviços: consultorias e academias, que emitem NFS-e;
• Transportadoras: utilizam CT-e para registrar serviços de transporte de cargas;
• Produtores rurais: podem emitir NFP-e;
• Microempreendedores Individuais (MEIs): podem precisar emitir NFS-e para pessoas jurídicas.

Pode emitir nota fiscal em nome de terceiros?

Não, não é permitido emitir nota fiscal em nome de terceiros. Emitir notas fiscais em nome de terceiros configura fraude fiscal. Cada empresa deve emitir suas próprias notas fiscais, de acordo com suas operações comerciais.

O que são notas fiscais frias?

Notas fiscais frias são documentos fiscais falsos usados para registrar transações comerciais que nunca ocorreram. Essas notas têm o objetivo de sonegar impostos, lavar dinheiro ou acobertar outras atividades ilegais. Utilizar ou emitir notas frias é crime e pode resultar em severas penalidades fiscais e criminais.

Passo a passo para emitir uma nota fiscal eletrônica

Com exceção dos MEIs, que devem seguir outro passo a passo – veja aqui – emitir uma nota fiscal eletrônica é um processo simples, mas deve ser seguido corretamente para garantir a conformidade com a legislação. Logo abaixo você vê um passo a passo para a emissão de uma NF-e:

1. Obtenha um certificado digital, necessário para assinar a nota fiscal eletronicamente;
2. Cadastre-se na Secretaria da Fazenda do seu estado para obter autorização para emitir NF-e;
3. Escolha um sistema emissor de NF-e: pode ser gratuito ou pago;
4. Preencha os dados da nota fiscal, incluindo informações do emitente, destinatário, produtos ou serviços, valores e impostos;
5. Assine digitalmente a nota fiscal utilizando o certificado digital;
6. Envie a nota fiscal para a SEFAZ;
7. Envie a NF-e para o destinatário;
8. Armazene a NF-e via XML por pelo menos 5 anos.

Como consultar a nota fiscal eletrônica?

Consultar uma nota fiscal eletrônica é um processo importante para verificar a autenticidade do documento. Abaixo está um passo a passo para consultar uma NF-e:

1. Acesse o Portal da Secretaria da Fazenda do seu estado;
2. Selecione a opção “Consultar NF-e” no menu de serviços;
3. Digite a chave de acesso: a chave de acesso é uma sequência numérica de 44 dígitos que identifica a NF-e;
4. Resolva o captcha;
5. Insira o certificado digital;
6. Consulte e baixe o arquivo XML.

Seguir esses passos garante que você consulte a NF-e corretamente e mantenha a conformidade com as exigências fiscais.

Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?

Cancelar uma nota fiscal eletrônica é um processo necessário quando há erros ou desistência na operação comercial. O cancelamento deve seguir regras específicas para evitar problemas fiscais. Aqui está o passo a passo:

1. Verifique o prazo de cancelamento. Cada estado tem um prazo específico, geralmente entre 24 e 72 horas após a emissão;
2. Acesse o sistema emissor de NF-e onde a nota foi emitida;
3. Selecione a nota fiscal a ser cancelada na lista de documentos emitidos;
4. Informe o motivo do cancelamento, descrevendo a razão pela qual a nota está sendo cancelada;
5. Assine digitalmente o pedido, usando o certificado digital;
6. Envie a solicitação para a SEFAZ e aguarde a resposta do sistema;
7. Receba a confirmação do cancelamento: o sistema informará se o cancelamento foi realizado com sucesso.

É possível baixar notas fiscais eletrônicas em lote?

Sim, é possível baixar notas fiscais eletrônicas em lote. Utilizar um software de captura de XML facilita esse processo, permitindo a automação do download das NF-e emitidas para o seu CNPJ. Isso economiza tempo e reduz erros humanos, além de garantir que todos os documentos fiscais estejam devidamente armazenados e acessíveis.

Dicas para o controle de notas fiscais eletrônicas

Manter um controle eficiente das notas fiscais eletrônicas é crucial para evitar problemas fiscais e administrativos. Aqui estão algumas dicas para ajudar nesse processo:

Controle o recebimento das notas

Tenha uma rotina bem definida para o recebimento das notas fiscais. Isso inclui verificar, com certa frequência, se todos os fornecedores estão enviando os documentos fiscais corretamente.

Armazene os documentos na nuvem

Armazenar notas fiscais na nuvem é uma prática recomendada, porque ela oferece segurança, facilidade de acesso e proteção contra perdas físicas. Certifique-se de que o serviço de armazenamento escolhido é confiável e atende às exigências legais de segurança da informação.

Fique atento aos prazos de entrega

Respeitar os prazos de entrega das notas fiscais é fundamental. A falta de cumprimento pode resultar em multas e outras penalidades fiscais. Defina prazos internos para garantir que todas as notas sejam emitidas e entregues dentro do período estipulado pela legislação.

Garanta que a nota fiscal é verdadeira

Verifique a autenticidade das notas fiscais recebidas usando sistemas de consulta automática ou consulte manualmente no portal da SEFAZ (específico de cada estado e/ou município). Essa prática evita problemas com notas fiscais frias e assegura que todas as transações estão corretas e legalmente válidas.

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