Planejamento Operacional: veja como a organização de tarefas pode transformar seu negócio!

Todo empreendedor tem metas e objetivos para o negócio. Seja aumentar o faturamento, entrar em um novo mercado ou expandir as entregas do site. Mas, além de pensar onde quer chegar, é essencial planejar como chegar até lá!

É neste ponto que entra o Planejamento Operacional. Ele vai te ajudar a definir as ações para chegar ao objetivo final. Portanto, é importante ter um direcionamento, com tarefas e prazos a serem cumpridos no plano do seu negócio.

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O que é Planejamento Operacional?

O planejamento operacional define as ações a serem colocadas em prática para atingir algum objetivo. Em outras palavras, ele é o guia de tarefas para atingir as metas propostas no planejamento estratégico.

Não se preocupe, mais adiante você vai entender melhor a diferença entre o planejamento estratégico e operacional.

Por que ele é importante para as empresas?

Fazendo um planejamento operacional, é possível criar um fluxo de trabalho diário. Com ele, você vai entender o que cada um vai fazer ao começar o dia e o que se espera que esteja pronto ao final dele. Isso também vale para a semana, mês, etc.

E, além de otimizar a produtividade da equipe, direcionando os esforços, ele permite enxergar eventuais problemas. Afinal, se o que está no plano operacional não foi realizado, é hora de parar e avaliar os motivos.

Veja um exemplo de planejamento operacional para se inspirar!

Visualizar um plano torna seu entendimento mais fácil. Lembrando que não existe uma única forma de fazer. Você pode usar nosso exemplo abaixo e aplicar no seu negócio, respeitando as particularidades.

Objetivo do planejamento estratégico: reduzir os custos da operação

Etapa do plano operacional: avaliar as áreas que podem sofrer redução sem alterar a qualidade.

Essa tabela é apenas um exemplo de como as tarefas do dia a dia podem influenciar no alcance do objetivo geral.

Saiba como fazer o planejamento operacional do seu negócio!

O exemplo já deu um spoiler de como fazer o planejamento operacional, mas agora você vai ver 5 passos para colocá-lo em prática no seu negócio. Confira!

1. Entenda as metas e objetivos

O mais importante é entender quais metas vão nortear a criação do plano de ações. Por exemplo, reduzir o custo da produção é algo possível de alcançar com tarefas diárias. Já, iniciar a exportação internacional é algo que depende de fatores externos à equipe, como investimentos e definições de países.

Saber diferenciar quais metas serão abordadas é importante para que sua equipe destine os esforços para algo possível de ser feito.

2. Defina tarefas

A pergunta que vai guiar essa etapa é “o que preciso fazer para ter como resultado X?”. E é esperado que cada resposta leve a uma nova pergunta. Por exemplo, para reduzir o custo de produção é preciso gastar menos com fornecedores. Para isso, é necessário fazer uma pesquisa, ou é preciso avaliar a matéria-prima comprada… e por aí vai!

Cada pergunta dessa pode originar uma tarefa a ser enviada para a equipe. O mais importante é criar, junto com eles, o fluxo ideal para chegar às respostas que interessam.

3. Aponte os responsáveis

Quem será responsável por fazer cada tarefa? Responda essa pergunta em equipe! Especialmente se o time é médio ou grande, é normal que cada um tenha diferentes habilidades e compartilhar com eles as demandas faz com que seja possível escolher a melhor pessoa para realizar determinada tarefa.

4. Estabeleça prazos e orçamento

Com as tarefas definidas e os responsáveis também, é hora de definir quanto tempo é necessário e se é preciso fazer um investimento adicional. É importante fazer essa etapa em conjunto, assim, você não cria um prazo impossível e acaba sobrecarregando seus colaboradores.

5. Saiba como medir o sucesso do plano operacional

Não só o “status” deve ser usado como métrica para entender o sucesso do plano. Se o objetivo era identificar como reduzir o custo da operação, é preciso ter um documento no final, apontando onde e como esse corte pode ser feito.

Por exemplo, se o objetivo é atrair mais pessoas ao e-commerce, fique atento aos números do site. O importante é que as métricas sejam definidas já na criação do plano. 

Outro ponto, é não deixar de incluir as pessoas da equipe nesse momento, assim, todos irão saber o que precisam entregar no final.

Mas afinal, qual a diferença entre planejamento estratégico e operacional?

Ao longo do texto, já foi mencionado o planejamento estratégico. Mas afinal, qual a diferença entre eles? É hora de aprofundar nessa questão!

O planejamento estratégico define objetivos de longo prazo, de 3 a 5 anos. 

Já o planejamento operacional é focado nas ações diárias necessárias para atingir tudo o que está no plano estratégico.

Retomando algo que foi dito lá no início, o plano estratégico diz onde quer chegar, enquanto o plano operacional diz como chegar.

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O plano estratégico, que vai direcionar as tarefas do planejamento operacional, é criado a partir das informações do cenário atual. Ou seja, é necessário saber como o negócio está, para definir como serão os passos futuros.

E, são essas informações atualizadas que trazem inteligência para a gestão do negócio. Afinal de contas, você só sabe que quer reduzir os custos de operação porque viu que está gastando mais do que deveria nessa etapa.

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