O que é o Ciclo PDCA? Saiba como essa ferramenta pode melhorar os processos da sua empresa!

Para o negócio funcionar de forma eficiente, é preciso que os processos estejam alinhados e sem falhas. Caso contrário, o empreendedor pode perder dinheiro, tempo e vendas! E, isso vale tanto para grandes quanto pequenas empresas.

E como nenhum empreendedor quer perder coisas tão importantes, é preciso estar de olho nesses processos. Para isso, existem ferramentas de gestão de processos, como o ciclo PDCA.

O PDCA é um método que propõe 4 etapas para melhorar os processos do negócio. Entenda como ele funciona e como aplicar na sua empresa.

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Você sabe o que é PDCA?

O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que busca trazer melhorias para os processos do negócio. 

Ele é chamado de ciclo, pois deve ser feito de forma contínua e repetitiva para que gere resultados. A última etapa vai dar informações para voltar à primeira e recomeçar o processo.

A sigla PDCA vem do inglês e, traduzindo, significa:

• Planejar (Plan);
• Executar (Do);
• Checar (Check);
• Agir (Act).

Entenda como o Ciclo PDCA funciona

Como já dito, ele é pensado para ser feito de forma repetitiva. Portanto, o ciclo PDCA funciona da seguinte forma:

1. O planejamento é feito, apontando quais são os problemas que devem ser resolvidos e como agir;
2. Em seguida, vem a execução, que nada mais é do que colocar em prática o que foi planejado;
3. Depois de um tempo, que foi definido na primeira fase, é hora de checar para saber se os problemas foram resolvidos ou não;
4. Comparando a checagem com o planejamento, é o momento de agir em cima daquilo que não funcionou, iniciando um novo planejamento.

Viu só como a última etapa inicia um novo ciclo de forma automática? Esse ciclo deve ser repetido quantas vezes forem necessárias e a cada realização, novos problemas e soluções serão encontrados.

Confira as principais vantagens em utilizar o Ciclo PDCA

A grande vantagem do Ciclo PDCA é o aprendizado constante e a contínua busca por melhoria dos processos da empresa. Isso resulta em um negócio mais bem preparado, eficiente e rentável!

Com os processos estruturados, a empresa estará pronta para lidar com possíveis obstáculos.

Além disso, o uso da metodologia traz benefícios como:

• Redução de erros devido à rápida identificação;
• Evita desperdício financeiro com ações rápidas para solucionar um problema;
• Promove economia já que é um método que pode ser aplicado sem custos extras.

Saiba quais são as quatro etapas do Ciclo PDCA

Agora é hora de entender melhor como funciona cada etapa do ciclo e como elas devem ser pensadas.

1. Planejamento (Plan)

Na hora de fazer o planejamento, é preciso identificar qual área será trabalhada. Por exemplo, pode ser o pós-venda. Definida a área, é preciso entender o problema a ser resolvido.

Com a área selecionada e o problema a ser resolvido definido, monte um plano de ações para resolver o que precisa. Envolva todas as pessoas que fazem parte deste processo e não deixe de definir um prazo para que o ciclo seja aplicado.

2. Execução (Do)

Coloque a mão na massa! Passe a executar as ações previstas no planejamento. Envolva toda a equipe no processo e deixe claro quais são os objetivos com as mudanças. Isso será importante na próxima etapa!

3. Checagem (Check)

Atingido o tempo pré-definido, é hora de avaliar os resultados. Cheque se todo o planejamento foi executado como previsto. Em seguida, avalie como foram os resultados, se o objetivo foi alcançado e quais as consequências geradas.

Procure responder se o que foi planejado deu certo ou não deu. Caso tenha dado, transforme esse processo no novo padrão a ser feito. Porém, em caso de resultado negativo, reveja todos os passos para procurar onde falhou.

4. Ação (Act)

Com os aprendizados retirados da checagem, é hora de girar o Ciclo PDCA. Isso quer dizer que os pontos que, possivelmente, foram responsáveis por não ter dado certo, devem ser “re-planejados”. Ou seja, é hora de voltar ao planejamento com foco naquilo que não funcionou.

É normal que algumas coisas deem resultado e outras não, então, o novo ciclo deve incluir outros processos complementares que antes tinham ficado de fora.

Passo a passo para aplicar o Ciclo PDCA no seu negócio!

Ao longo da explicação das etapas, você já teve alguns spoilers de como aplicar o PDCA no seu negócio. Mas agora, veja essas dicas para usar o método no dia a dia!

1. Defina qual o problema a ser resolvido ou qual processo pode ser melhorado (caso não tenha um problema muito nítido, veja o processo com maior número de erros);
2. Reúna todos os envolvidos nesse processo para criar o plano de ações. Não deixe de definir responsabilidades e prazos;
3. Marque um dia com todos os envolvidos e comece a aplicar as mudanças para executar o plano;
4. No prazo definido, analise os resultados. Para isso, olhe para os números e fuja dos “achismos”. Aqui, é preciso se debruçar nos dados;
5. O problema foi resolvido? Sim! Entenda porque o resultado foi positivo e como aplicar as mudanças em outras áreas e equipes. Se o problema não for resolvido, avalie o que deu errado e inicie um novo planejamento.

Esse novo planejamento deve ter novos objetivos (mesmo que similares ao anterior) e deve usar o aprendizado do ciclo que finalizou para pensar nas novas ações.

Saiba em quais situações o PDCA é recomendado

De forma prática e direta, o Ciclo PDCA deve ser utilizado quando o negócio precisa encontrar a melhor forma de realizar um processo ou melhorar algo que não está dando certo.

Mas a ferramenta de gestão não é exclusiva desses momentos. O PDCA pode ajudar a fazer um diagnóstico mais detalhado dos processos do negócio. Se você está começando sua trajetória como empreendedor, pode aplicar a ferramenta para identificar problemas logo no início. Assim, o negócio cresce de forma mais sustentável.

Controle e gestão do negócio na palma da sua mão

Para realizar o Ciclo PDCA é preciso ter informações. Isso quer dizer que se você quer melhorar o processo de pós-venda, por exemplo, precisa saber como ele está atualmente, para definir as metas a serem alcançadas.

E como você fica sabendo isso? Com uma ferramenta de gestão e controle do negócio de rápido acesso e dados inteligentes.

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