Rotinas administrativas: quais atividades envolvem e como otimizar?

Toda empresa precisa de organização. Com os processos em dia, é possível crescer, vender mais e aumentar o faturamento. Conhecer e desenvolver as rotinas administrativas pode ajudar no crescimento do seu negócio. As atividades administrativas devem ser pensadas de acordo com cada modelo de negócio e aplicadas conforme as características da empresa.

Quer aprender a organizar as tarefas administrativas buscando maior sucesso? Então continue a leitura do artigo!

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O que são rotinas administrativas?

São uma série de ações do dia a dia da empresa, desde os processos mais importantes até às demandas básicas, que servem como apoio para a equipe. Esses procedimentos são essenciais para o bom funcionamento de qualquer negócio.

As rotinas administrativas precisam estar muito bem definidas e dentro de um sistema padronizado. Mesmo que seja apenas uma pessoa que toque o negócio, é preciso saber o que e quando fazer cada coisa.

Como organizar as atividades administrativas do meu negócio?

Esses processos podem não ficar muito claros no início, porém, com a organização das tarefas administrativas, elas deixam o empreendedor  com mais tempo livre para se dedicar ao crescimento da empresa. Veja como fazer isso:

1. Tenha uma rotina

Procure organizar as atividades administrativas e criar um ciclo de repetição. Por mais que pareça um pouco cansativo no início, a médio e longo prazo vai reverter em melhores decisões. Quer ver como?

Todo início de semana faça a contagem de estoque e um novo pedido ao fornecedor. Assim, em breve, será  possível entender quanto tempo um produto demora para acabar e, então, poder adiantar as compras e negociar melhores preços.

2. Faça um planejamento semanal de tarefas

Inicie a semana sabendo o que vai fazer.  É claro que podem surgir atividades extras e urgências, mas saber as tarefas que devem ser feitas, vai evitar momentos de “o que preciso fazer em seguida?”.

Além de direcionar todas as ações do empreendedor, o dia que ele precisar estar fora, quem for o responsável saberá o que tem que fazer e a empresa continuará funcionando perfeitamente.

3. Revise a rotina e o planejamento

Se as tarefas administrativas do dia não saíram como planejado, não tem problema! Por exemplo, pode ser que na hora de conferir o estoque, você demorou mais que o esperado e o pedido ao fornecedor ficou para o dia seguinte.

Nesse caso, é válido ficar de olho para ter certeza se isso aconteceu apenas uma vez ou se é preciso rever a organização. E, se precisar mexer, não tem problema. Todo planejamento pode e deve ser modificado.

4. Diferencie prioridades e urgências

Prioridade é tudo aquilo que deve ser feito o quanto antes, já urgência é algo que não estava no planejamento e precisa ser passado na frente de todo resto.

Se um produto acabou, é prioridade fazer o pedido, mas se algum cliente reclamar que um item não chegou, esse caso pode ser uma urgência a ser resolvida.

No planejamento da semana, inclua as prioridades, mas lembre-se que urgências podem acontecer.

5. Fique de olho no relógio

Otimizar o tempo pode ser difícil, mas é possível aprender a usar o relógio a seu favor. Uma forma de fazer isso é entender quanto tempo cada tarefa administrativa leva e como otimizar esse momento.

Por exemplo, conferir o estoque demora demais? Que tal pensar em um sistema que já está conectado com o fluxo de caixa e que atualiza as quantidades em estoque automaticamente? Assim, basta conferir se os números batem!

Veja como montar a rotina administrativa da sua empresa

O processo de gestão de uma empresa, ou seja, a organização das tarefas administrativas, pode ser feita usando uma metodologia chamada PODC. Veja como funciona:

Planejamento

É a hora de pensar quais processos têm que ser feitos e quando eles devem acontecer. Contagem de estoque semanal, pedidos ao fornecedor todos os meses, fechamento do caixa diariamente e emissão de notas fiscais mensalmente.

Com tudo isso definido, fica mais fácil criar as rotinas de acordo com a periodicidade das atividades. Por exemplo, se os pedidos ao fornecedor são mensais, reserve sempre a primeira segunda do mês para fazer isso.

Organização

Após criar um mapa com as ações a serem feitas, é hora de organizar a ordem que elas devem ser feitas. Já foi dado um exemplo anteriormente sobre os pedidos na primeira segunda do mês.

Mas, indo além disso, a etapa de organização diz respeito ao encaixe de tarefas que influenciam as demais. Por exemplo, o fechamento de caixa é importante para a realização dos pedidos ao fornecedor. Então, talvez, fique melhor fazer os pedidos na terça, para que na segunda a parte financeira seja resolvida.

Direção

Qual o objetivo que aquela ação tem? Essa etapa faz pensar no motivo pelo qual alguém está fazendo aquilo.

Seguindo o exemplo do pedido ao fornecedor, o objetivo pode ser reduzir o valor de compra dos itens. Com o planejamento e organização, é possível identificar padrões e ciclos e já adiantar essas compras, reduzindo o preço.

Controle

Após essa verificação, as rotinas administrativas vão começar a se tornar mais claras para quem toca o negócio. Na maior parte das vezes, são ações que já fazem parte do dia a dia do empreendedor, mas que eram bagunçadas e sem motivo.

Organize os processos administrativos para acertar na gestão do negócio

Saber trabalhar com essas rotinas administrativas vai influenciar diretamente no sucesso da empresa. Como foi colocado ao longo do texto, algumas pequenas mudanças e melhorias podem gerar economias, organização e, consequentemente, mais lucro.

Deixar os processos do dia a dia mais organizados vai impactar no fluxo de caixa. E uma das formas de fazer isso é reduzir o tempo gasto com tarefas burocráticas e manuais, como contagem de estoque e emissão de notas fiscais.

Para isso, conte com o PagVendas, um aplicativo tudo em um capaz de agilizar tarefas como:

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