Contas a pagar: entenda o conceito e como aplicar nos negócios

Boletos, faturas de cartão e salários não são as únicas obrigações que você tem enquanto empreendedor. E se você está com dificuldade de entender todas as contas a pagar e a receber que precisam constar no controle financeiro do negócio, vamos te ajudar.

A verdade é que computar tudo que é preciso pagar e receber exige que você entenda bem sobre as categorias de contas. Depois, uma boa ferramenta onde organizar e visualizar tudo. Por fim, o que não faz mal são algumas dicas para manter esse controle.

É tudo isso que trouxemos para você: um apanhado do que você precisa saber sobre contas a pagar e como organizar melhor as da sua empresa.

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Contas a pagar: entenda o que é!

Contas a pagar são as obrigações financeiras que uma empresa assume e que precisam ser liquidadas em um prazo determinado. Isso inclui pagamentos a fornecedores, salários, impostos, e outras despesas operacionais. 

As contas a pagar não se resumem apenas a quitar débitos, mas também envolvem uma análise estratégica da situação financeira da empresa. A organização e o planejamento do setor garantem que os compromissos financeiros sejam cumpridos de forma pontual.

Assim você mantém a credibilidade da empresa no mercado e consegue melhores condições de negociação com fornecedores.

Rotinas de controle

Manter um controle rigoroso das contas a pagar é fundamental. Abaixo, seguem as principais tarefas que devem ser parte dessa rotina:

1. Receber e verificar a exatidão das faturas e boletos recebidos;
2. Registrar todas as despesas no sistema de gestão financeira;
3. Programar os pagamentos conforme os prazos estabelecidos;
4. Realizar conciliações bancárias periódicas para garantir que todos os pagamentos foram efetuados corretamente;
5. Monitorar o fluxo de caixa para assegurar que há fundos disponíveis para os pagamentos futuros;
6. Manter comunicação constante com fornecedores para renegociar prazos ou obter descontos.

Entenda a importância do controle de contas a pagar

O controle eficiente de contas a pagar é essencial para a sustentabilidade financeira de qualquer empresa. Sem esse controle, a empresa corre o risco de enfrentar problemas de liquidez, o que pode levar ao acúmulo de dívidas e comprometer a operação do negócio.

Além disso, ao controlar as contas a pagar, a empresa pode evitar o pagamento de multas e juros, economizando recursos que podem ser reinvestidos em áreas estratégicas.

Outro ponto relevante é que o controle de contas a pagar permite uma visão clara das obrigações financeiras da empresa, facilitando o planejamento financeiro e a tomada de decisões. Isso inclui desde a negociação de melhores prazos e condições com fornecedores até a alocação de recursos de maneira mais eficiente.

Contas a pagar e contas a receber: qual a diferença entre elas?

As contas a pagar e as contas a receber são dois conceitos fundamentais na gestão financeira de uma empresa, cada um com suas características específicas. Contas a pagar referem-se às obrigações financeiras que a empresa deve cumprir, como o pagamento a fornecedores, impostos, salários, e outras despesas. 

Essas contas são registradas como passivos no balanço patrimonial da empresa, uma vez que representam saídas do caixa.

Por outro lado, as contas a receber são os valores que a empresa tem a receber de seus clientes ou parceiros, decorrentes da venda de produtos ou serviços. Esses valores são registrados como ativos no balanço patrimonial, pois representam entradas de caixa futuras.

Neste caso, é importante controlar o tempo que leva para o dinheiro estar, de fato, no caixa. Por exemplo, compras feitas no Pix, caem imediatamente. Já aquelas feitas com cartão de crédito, normalmente, demoram mais para entrar.

7 formas de melhorar o controle de contas do seu negócio

Melhorar o controle de contas do seu negócio garante a saúde financeira e o crescimento sustentável da empresa. A seguir, apresentamos sete formas práticas de aprimorar essa gestão:

1. Organize e padronize as informações

Organizar e padronizar as informações financeiras é o primeiro passo para evitar erros e garantir que todos os dados estejam acessíveis e consistentes. 

Utilize sistemas como o PagVendas para centralizar o registro de todas as transações e contas a pagar, facilitando a visualização e o acompanhamento das obrigações financeiras.

A padronização dos dados permite que sua equipe tenha acesso rápido e preciso às informações, reduzindo o risco de falhas e melhorando a eficiência operacional.

2. Conheça as obrigações financeiras

Conhecer todas as obrigações financeiras da sua empresa é fundamental para evitar surpresas e manter o controle sobre o fluxo de caixa. Faça uma análise detalhada dos custos fixos e variáveis, como aluguel, salários, fornecedores e impostos, e registre tudo em um sistema de controle de vendas. 

Dessa forma, você garante que todas as obrigações sejam cumpridas em dia, evitando problema com credores e assegurando que as finanças da empresa permaneçam em ordem.

Com uma visão clara das suas obrigações financeiras, você pode planejar melhor as compras e investimentos, negociando prazos e condições mais favoráveis com fornecedores.

3. Faça o monitoramento do fluxo de caixa

Monitorar o fluxo de caixa de forma constante é essencial para evitar surpresas financeiras e garantir que a empresa tenha os recursos necessários para cumprir suas obrigações. 

Utilize ferramentas como o controle de notas fiscais para acompanhar as entradas e saídas de dinheiro, assegurando que todas as receitas e despesas sejam registradas corretamente e em tempo real.

Com um fluxo de caixa bem monitorado, você identifica rapidamente possíveis desequilíbrios e toma medidas preventivas, como renegociar prazos de pagamento ou ajustar o ciclo de vendas.

4. Evite pagar juros ou multas por atraso

Pagar juros ou multas por atrasos é uma das formas mais comuns de comprometer a saúde financeira de uma empresa. 

Para evitar esses custos desnecessários, é essencial um planejamento financeiro rigoroso que permita a antecipação das obrigações. Programe os pagamentos com antecedência e, sempre que possível, utilize o débito automático para garantir que todas as contas sejam quitadas no prazo.

Um bom planejamento financeiro não só evita penalidades, mas também contribui para a manutenção de um bom relacionamento com fornecedores e credores, que veem sua empresa como uma parceira confiável e pontual.

5. Planeje o pagamento de dívidas

Em caso de dívidas, planejar o pagamento delas é essencial para manter a saúde financeira da sua empresa. Faça o seguinte:

1. Identifique todas as obrigações pendentes;
2. Categorize por ordem de prioridade: juros mais altos primeiro;
3. Renegocie prazos e condições de pagamentos;
4. Adicione esses valores em uma planilha de controle financeiro.

Assim, sua empresa não acumula novas dívidas e terá um cronograma de pagamentos que seja realista e condizente com a situação.

6. Realize pesquisa de preços e fornecedores

Realizar uma pesquisa de preços e fornecedores é uma estratégia eficaz para reduzir custos e aumentar a lucratividade. 

Antes de fechar qualquer compra, compare as ofertas disponíveis no mercado, considerando não apenas o preço, mas também a qualidade dos produtos e serviços oferecidos. Essa prática pode gerar economias significativas e melhorar a margem de lucro da empresa.

Ao manter um relacionamento próximo com diferentes fornecedores, sua empresa ganha mais poder de negociação, podendo obter melhores condições de pagamento, descontos por volume ou prazos mais flexíveis.

7. Use a tecnologia para auxiliar no controle financeiro

Ferramentas de gestão financeira automatizam tarefas repetitivas, como o registro de transações e a emissão de relatórios, permitindo que você tenha uma visão mais clara e atualizada das finanças do seu negócio. 

Sistemas integrados, como o PagVendas, centralizam todas as informações em um único lugar, facilitando a tomada de decisões. Sem falar na redução de erros humanos e a melhora na precisão dos dados. 

Conte com o PagBank no controle de contas a pagar e receber!

O PagBank oferece soluções completas para ajudar sua empresa a manter o controle eficiente das contas a pagar e a receber. 

Com a Conta PJ, você gerencia todas as transações financeiras do seu negócio de forma integrada, facilitando o acompanhamento de entradas e saídas e garantindo que todos os pagamentos sejam realizados no prazo certo.

Integrando a sua conta com o PagVendas, você passa a ter a ferramenta definitiva de automação das operações comerciais. Com essa dupla você controla as vendas, estoque, e até mesmo as contas a pagar e a receber, tudo em um único sistema. 

Isso simplifica a gestão financeira, reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas e aumentando a precisão dos registros.

Com o PagBank, você foca no que importa: crescer.