Como não cair na malha fina do Imposto de Renda? Veja os erros mais comuns e evite problemas

A malha fina é um dos maiores pesadelos dos contribuintes na hora de declarar o Imposto de Renda. O processo de verificação da Receita Federal, que serve para identificar inconsistências nas declarações enviadas, pode gerar atrasos na restituição e, em alguns casos, multas.

Em 2024, quase 1,5 milhão de declarações foram retidas na malha fina, o que representa 3,2% do total enviado. A boa notícia é que, na maioria dos casos, é possível corrigir o problema e regularizar a situação sem grandes complicações.

Neste artigo, você vai entender o que é a malha fina, os principais motivos que levam uma declaração a ser retida, como saber se você caiu na malha fina, o que fazer para resolver o problema e receber dicas para evitar esse transtorno. Continue lendo e fique por dentro do assunto!

O que é malha fina?

A malha fina é um processo de revisão detalhada das declarações do Imposto de Renda feito pela Receita Federal. O objetivo é identificar possíveis erros, inconsistências ou até tentativas de sonegação fiscal. 

Sempre que há alguma divergência entre as informações fornecidas pelo contribuinte e os dados disponíveis no sistema da Receita, a declaração fica retida para uma análise mais aprofundada.

Esse processo acontece porque a Receita cruza os dados da sua declaração com informações fornecidas por empresas, bancos, planos de saúde e outras instituições. Quando os valores indicados não coincidem com os registros dessas fontes, o sistema emite um alerta e coloca a declaração em revisão.

Por que as pessoas caem na malha fina?

Muita gente associa a malha fina à punição para quem tenta sonegar impostos, mas nem sempre é esse o caso. 

Embora existam contribuintes que deliberadamente tentam omitir rendimentos ou inflar despesas para pagar menos imposto, muitos caem na malha fina simplesmente por erros no preenchimento da declaração.

De acordo com a Receita Federal, mais de 70% das declarações retidas na malha fina em 2024 eram de contribuintes que teriam imposto a restituir, ou seja, de contribuintes que cometeram algum erro ou deixaram informações incompletas.

Entre os principais motivos para cair na malha fina estão:

• Erros no preenchimento da declaração, como digitar um número errado ou esquecer de informar um rendimento;
• Omissão de rendimentos, como salários extras, pensões, aluguéis ou ganhos judiciais;
• Despesas médicas sem comprovação, incluindo recibos falsos ou informações incompatíveis com os registros dos profissionais de saúde;
• Divergências no Imposto de Renda retido na fonte, quando o valor informado pela fonte pagadora não coincide com o que o contribuinte declarou;
• Informações inconsistentes sobre dependentes, como declarar a mesma pessoa em mais de uma declaração;
• Movimentação financeira incompatível com a renda declarada, um alerta para a Receita de possíveis rendimentos não informados.

Em alguns casos, a declaração pode ser retida na malha fina mesmo sem erros aparentes. Nessa situação, o contribuinte deve aguardar a notificação da Receita Federal e, então, apresentar os documentos que comprovem a veracidade das informações prestadas.

Se o contribuinte não tomar nenhuma medida após ser notificado, poderá ser penalizado com uma multa de até 75% sobre o valor do imposto devido. Além disso, seu nome pode ser incluído no CADIN, o cadastro de inadimplentes com órgãos federais.

Como saber se caí na malha fina?

Muitos contribuintes só descobrem que caíram na malha fina quando percebem que a restituição do Imposto de Renda não foi depositada no prazo esperado. No entanto, é possível consultar essa informação antecipadamente no sistema da Receita Federal.

O passo a passo é simples: 

• Acesse o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal);
• Faça login com seu CPF, código de acesso e senha ou utilize a conta Gov.br;
• Clique em “Meu Imposto de Renda (Extrato da DIRPF)”;
• Vá até a aba “Processamento” e clique em “Pendências de Malha”;
• Caso a sua declaração tenha sido retida, o sistema vai informar o motivo da pendência.

Se houver inconsistências, você poderá retificar a declaração e evitar problemas maiores.

O que acontece se eu cair na malha fina?

Se a sua declaração for retida, o primeiro passo é identificar o motivo da pendência no e-CAC. Dependendo da situação, há diferentes formas de resolver o problema:

• Se for um erro de preenchimento, basta enviar uma declaração retificadora corrigindo a informação diretamente no programa da Receita Federal, sem multa ou penalidade;
• Se a Receita solicitar documentos, você precisará apresentar, no próprio e-CAC, comprovantes que justifiquem os valores declarados, abrindo um Processo Digital para a Malha Fiscal;
• Se for uma inconsistência grave, a Receita pode aplicar multas de até 75% sobre o imposto devido, além de juros. Em casos de tentativa de fraude, a multa pode chegar a 225% do valor.

Qualquer que seja o seu caso, é importante resolver o problema o mais rápido possível. 

Dicas para não cair na malha fina

Manter a atenção ao preencher a declaração do Imposto de Renda é indispensável, já que mesmo erros pequenos podem levar sua declaração a ser retida, atrasar a restituição e, em alguns casos, gerar multas.

Para evitar que isso aconteça, confira as dicas que preparamos! 

1. Tenha todos os documentos organizados

Antes de começar a preencher sua declaração, reúna informes de rendimentos de todas as fontes pagadoras, recibos médicos, comprovantes de despesas dedutíveis e outros documentos que comprovem as informações. 

Se você investe, não se esqueça dos informes de corretoras e bancos. Ter tudo em mãos ajuda a preencher a declaração corretamente e evita esquecimentos.

2. Revise os valores digitados

Um simples erro de digitação pode gerar divergências na sua declaração e fazer com que ela seja retida. Digitar um número a mais ou a menos altera o valor de rendimentos, deduções e tributos pagos, o que será identificado no cruzamento de dados da Receita Federal. 

Depois de preencher a declaração, reserve um tempo para revisar todas as informações com calma antes de enviar.

3. Declare todos os rendimentos

Um dos erros mais comuns que levam à malha fina é a omissão de rendimentos. Você deve informar todos os valores recebidos ao longo do ano, como salários, aposentadorias, pensões, aluguéis, rendimentos de investimentos e até ganhos eventuais, como indenizações judiciais e prêmios. 

Mesmo os rendimentos isentos, como bolsas de estudo e doações, precisam ser declarados. A Receita recebe informações diretamente das fontes pagadoras, então, qualquer omissão é facilmente detectada.

4. Informe corretamente os dependentes

Cada dependente só pode ser incluído em uma única declaração. Se o mesmo dependente for declarado por mais de um contribuinte, como em casos de pais separados, a Receita pode reter ambas as declarações. 

Além disso, todos os rendimentos do dependente também devem ser informados, mesmo que ele seja menor de idade ou tenha recebido valores baixos.

5. Não exagere nas deduções

A Receita Federal monitora de perto as deduções médicas e educacionais. Valores muito altos ou incompatíveis com sua renda levantam suspeitas e levam à malha fina. 

Para evitar problemas, declare apenas despesas que podem ser comprovadas e guarde todos os recibos e notas fiscais para fazer a comprovação dos gastos, caso seja solicitado.

6. Acompanhe o status da declaração

Após enviar a declaração, não se esqueça de acompanhar o processamento no e-CAC. A Receita Federal cruza as informações enviadas pelos contribuintes com os dados fornecidos por empresas, bancos e outras instituições. 

Caso seja identificada alguma inconsistência, você terá tempo hábil para corrigir o erro antes de cair na malha fina. Consultar o status da sua declaração periodicamente ajuda a evitar surpresas indesejadas.

Quanto tempo demora para sair da malha fina?

O tempo para sair da malha fina varia. Quando o problema é resolvido com uma declaração retificadora, a Receita pode liberar a restituição no lote residual seguinte, normalmente em até dois meses.

Se for necessário apresentar documentos para comprovação, o prazo pode ser maior, visto que a Receita Federal tem até cinco anos para analisar declarações retidas. O tempo exato depende do volume de processos e da complexidade de cada caso.

Cair na malha fina é um grande transtorno, mas você pode evitar esse problema com organização, atenção ao preenchimento da declaração e acompanhamento regular do status no e-CAC. Seguir as orientações indicadas ao longo deste artigo ajuda a reduzir as chances de erro e garante mais tranquilidade na hora de declarar o Imposto de Renda.

Para se preparar da melhor forma e evitar qualquer problema com a Receita Federal, confira o Guia do Imposto de Renda 2025 do PagBank. Ele traz todas as informações essenciais para você declarar corretamente e evitar a malha fina.

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