Folha de pagamento: tudo o que você precisa saber para facilitar sua gestão!

A folha de pagamento é uma obrigação prevista em lei que é fundamental para a organização financeira de um negócio. O documento estabelece os valores pagos aos funcionários, assim como tributos e impostos!

A implementação desse documento online pode trazer agilidade, precisão e segurança ao processo, facilitando o acesso a dados críticos e economizando tempo e recursos.

Entenda mais detalhes sobre a folha de pagamento e como fazer uma versão online para otimizar a gestão do negócio.

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O que é Folha de Pagamento?

A folha de pagamento é o documento que detalha a remuneração dos funcionários, assim como outras informações referentes a pagamentos. Além de ser uma ferramenta de organização financeira do negócio, ela é obrigatória por lei.

Neste registro, você vai ter dados, como:

• Nome do recebedor;
• Serviços prestados;
• Função;
• Cargo;
• Parcelas do salário;
• Parcelas não integrantes do salário (como ajuda de custo);
• Benefícios, como salário-maternidade e vale transporte;
• Descontos legais;
• Quotas de salário-família dos segurados empregados ou trabalhadores avulsos.

E o que é o holerite?

O holerite é o documento que comprova que o colaborador recebeu o salário corretamente. Ele registra o total pago, assim como os descontos obrigatórios, como INSS e FGTS.

O holerite fica com o trabalhador e deve ser guardado por ele. Esse documento será utilizado para comprovar renda no IR, solicitar empréstimos e financiamentos ou comprovar o vínculo empregatício.

Qual a diferença entre folha de pagamento e holerite?

A folha de pagamento é um registro detalhado dos salários e benefícios de cada funcionário, incluindo salário base, horas trabalhadas, impostos e deduções. 

O holerite, por outro lado, é um documento individual fornecido aos funcionários a cada período de pagamento, detalhando ganhos brutos, deduções, impostos retidos e valor líquido recebido.

Em resumo, a folha de pagamento lista todos os pagamentos da empresa, enquanto o holerite mostra ao funcionário seus ganhos e descontos de forma clara.

Por que a Folha de Pagamento é obrigatória nas empresas?

A legislação aponta que as empresas precisam ter documentado o valor pago aos trabalhadores, assim como os descontos de impostos e tributos. É assim que a Receita Federal e os órgãos responsáveis verificam se ela cumpre com todas as obrigações trabalhistas.

Aprenda a calcular a folha de pagamento

Fazer o cálculo da folha de pagamento não é apenas enumerar o salário dos funcionários. Ao assinar a carteira de trabalho, todas as empresas são obrigadas a pagar uma série de taxas extras, como FGTS, INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte.

Para calcular a folha de pagamento corretamente, siga os passos abaixo:

1. Faça uma lista dos funcionários

O primeiro passo é ter uma base de informações sobre os trabalhadores, cargo ocupado e a função deles.

2. Registre a categoria dos funcionários

A categoria é a forma como o vínculo empregatício foi firmado. Pode ser trabalho formal, profissional liberal, trabalho autônomo, eventual, doméstico, etc.

3. Contabilize as horas de trabalho

Essa informação é essencial para o cálculo da folha de pagamento. As horas trabalhadas devem ser apresentadas conforme o controle de ponto. Aqui, é preciso adicionar horas extras, jornadas adicionais e eventuais faltas.

4. Calcule o desconto do INSS

O pagamento do INSS por parte da empresa é calculado conforme o salário recebido. É preciso somar o valor que consta na carteira, mais os descontos e adicionais presentes no holerite.

Com o salário bruto, basta consultar a tabela do INSS 2023 para saber qual a porcentagem a ser paga:

5. Calcule o desconto do Imposto de Renda

O cálculo do Imposto de Renda Retido na Fonte presente na folha de pagamento é feito com base no salário bruto do profissional após o desconto do INSS. 

Como calcular o IRRF da Folha de Pagamento?

Basta seguir o passo a passo abaixo:

1. Pegue o salário bruto e deduza o valor do INSS;
2. Com o saldo restante, encontre a que faixa pertence na tabela abaixo:

1. Calcule a alíquota conforme a porcentagem apresentada;
2. Pegue o resultado do cálculo anterior e subtraia o valor de dedução;
3. O resultado é o desconto a ser feito de imposto.
4. Calcule o desconto do FGTS.

O desconto do FGTS na folha de pagamento é de 8% em cima do salário bruto e não é descontado do salário do funcionário!

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) deve ser pago por toda empresa que possui empregados regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) no Brasil. Isso inclui trabalhadores rurais, temporários, avulsos, safreiros e atletas profissionais.

O valor compõe um fundo que ampara os funcionários em caso de rescisão de contrato sem justa causa. Ele pode ser utilizado para aquisição da casa própria, em caso de doenças graves, aposentadoria, ou outras circunstâncias previstas em lei.

6. Faça a dedução de benefícios

Benefícios como vale-transporte, vale-alimentação e refeição também precisam constar na folha de pagamento. 

No caso do VT, o máximo que pode ser descontado é 6% do salário-base. Caso o valor necessário seja menor, a dedução deve se ater apenas ao que for preciso.

O VA e VR podem ou não ser descontados em folha. Porém, essa informação precisa estar descrita no documento.

Outros cálculos importantes

Além dos apresentados acima, há outros cálculos que precisam ser considerados na folha de pagamento:

13º salário

O cálculo do valor do décimo terceiro salário para a folha de pagamento é simples. Caso o profissional não tenha completado os 12 meses de trabalho, basta fazer o seguinte:

• Divida o valor do salário por 12;
• Pegue o resultado obtido e multiplique pela quantidade de meses trabalhados.

Por exemplo, suponha que o trabalhador recebe R$2.000,00 de salário. Este valor, dividido por 12, fica a quantia mensal de R$166,66. Supondo que ele trabalhou oito meses, o 13° salário dele será de R$1.333,33.

Pronto! Você já tem o 13º salário referente ao período. Lembre-se que se o funcionário trabalhou os 12 meses, ele ganha o salário integral como 13°.

Férias remuneradas

O valor das férias remuneradas é calculado somando o salário bruto do profissional com 1 ⁄ 3 este valor.

Por exemplo, se o funcionário recebe R$ 3.000, é preciso multiplicar esse valor por 1 ⁄ 3. O resultado é somado ao bruto. Nesse caso, R$ 3.000 + R$ 1.000. As férias remuneradas valem R$ 4.000.

Como enviar a folha de pagamento no eSocial?

O eSocial é o sistema oficial do governo para questões trabalhistas. Como dissemos acima, a folha de pagamento é obrigatória para as empresas. Portanto, é importante saber como enviar o documento para verificação.

Nesse sistema, você deve fazer o lançamento do evento da remuneração (S-1200) até o dia 7 do mês seguinte. O próprio sistema já calcula o FGTS e INSS, com isso, só é preciso conferir se os números estão de acordo com o que foi pago.

Quais os benefícios da folha de pagamento?

Até aqui, já deve ter ficado claro para você a importância de manter esse documento atualizado e correto. Mas, para além da questão legal, ele traz outros benefícios para o seu negócio:

• Maior controle dos custos com recursos humanos;
• Aumento da transparência e confiança com parceiros e colaboradores;
• Melhor controle do orçamento da empresa;
• Facilitação do acesso aos benefícios sociais oferecidos para profissionais.

Negligenciar a execução da folha de pagamento prejudica não só o relacionamento com os profissionais, mas também o caixa da empresa.

Como reduzir os custos da folha de pagamento?

A folha de pagamento pode gerar custos para a empresa. Especialmente se for necessário contratar uma pessoa especializada em contabilidade para assumir essa tarefa. 

Por outro lado, é possível cortar esses gastos, através de decisões, como:

• Flexibilização dos benefícios, dando oportunidade para os trabalhadores escolherem como preferem ganhar esse dinheiro;
• Revisão do quadro de funcionários e a produtividade deles para manter aqueles que, realmente, são necessários;
• Investimento em desenvolvimento e capacitação dos profissionais, para assim, reduzir o quadro, mas seguir contando com profissionais qualificados.

Mas lembre-se: a revisão do quadro de colaboradores deve ser avaliada com calma para não prejudicar o atendimento aos clientes.

É necessário um contador para operar a folha de pagamento?

Depende. A contratação desse profissional não é um requisito legal estipulado por lei. Caso você não tenha tempo ou conhecimento para lidar com essa obrigação mensal, é indicado que contrate um colaborador especializado. Assim, não corre o risco de prejudicar o negócio.

Se o processo de realização da folha de pagamento não representar dificuldades pra você, tudo bem, você pode ser o responsável!

Alguns erros comuns na folha de pagamento

Gerenciar a folha de pagamento é uma tarefa acessível, que pode ser otimizada com organização e prática. Apesar de exigir atenção, conhecer os principais pontos a serem observados torna o processo mais simples e eficiente.

Aqui estão alguns insights que podem auxiliar você nesse processo:

Cálculo errado

Caso você seja o responsável por fazer a folha de pagamento do seu negócio, faça todos os cálculos mais de uma vez e, quando possível, deixe um tempo apenas para a revisão. Eles são essenciais para que a empresa cumpra com seus deveres.

Usar uma Folha de Pagamento online, como a do PagBank, pode te auxiliar nesse ponto, já que o processo é automatizado e os cálculos são feitos pelo próprio sistema.

Centralização de dados

Faça backup das informações em mais de um dispositivo ou na nuvem. Deixar todos os dados em um único computador é a receita para possíveis problemas.

Se você não tiver mais de um aparelho para salvar, aproveite a possibilidade de colocar os documentos mensais na nuvem. Assim, eles poderão ser acessados sempre que necessário.

Os usuários que utilizam a Folha de Pagamento do PagBank, podem ficar tranquilos. As informações ficam salvas na conta e podem ser acessadas sempre que necessário.

Desconhecimento das leis trabalhistas

A folha de pagamento por si só é uma exigência legal, mas ela também conta com vários impostos, tributos e deveres dos empregadores. Quando o responsável pela sua criação não conhece essas obrigações, pode cometer erros graves!

Tenha certeza que você ou a pessoa que irá cuidar dessa etapa, sabe o que precisa ser descontado, o que será calculado e como o documento deverá ser enviado.

Falhas na previsão de custos

Apenas a folha salarial dos funcionários é pouco para prever custos. É preciso considerar o décimo terceiro salário, as férias remuneradas, eventuais bonificações e benefícios.

Se não considerar essas despesas ou provisionar o valor delas, o caixa da empresa será afetado de forma considerável.

O que é desoneração da folha de pagamentos?

A desoneração da folha de pagamento é uma ação do governo federal que prevê menos encargos trabalhistas para as empresas. Ao invés de cobrar uma porcentagem em cima da folha de pagamento, os órgãos responsáveis optam por outra fonte, como imposto sobre faturamento.

O objetivo desta medida é incentivar o cenário econômico do país, reduzindo as obrigações financeiras das empresas e fazendo com que elas tenham mais dinheiro para investir e contratar profissionais.

Dicas para facilitar a gestão da folha de pagamentos

Apesar de ser um processo que exige cuidado e atenção, a folha de pagamento pode ser facilitada. Veja algumas dicas para simplificar o processo:

Tenha um padrão de registro

Crie um padrão para registrar os dados dos funcionários, os valores e benefícios pagos, assim como o controle de outros custos (13º salário, férias, etc).

Este processo pode dar um pouco mais de trabalho no início, mas depois, vai facilitar a sua vida e reduzir os erros.

Realize todos os pagamentos em um período

Escolha uma semana do mês para concentrar os pagamentos e as obrigações legais. Veja quais são as datas de vencimento, os períodos mais tranquilos e concentre as atividades burocráticas e financeiras.

Dessa forma, você foca em realizar apenas essas ações e não se perde em meio a tantas coisas.

Folha de Pagamento PagBank: mais uma vantagem para você e seu negócio!

Entendemos que você precisa do melhor banco para administrar as finanças do seu negócio de maneira conveniente, digital e segura!

Com a Folha de Pagamento do PagBank, não é só o empreendedor que ganha! Os colaboradores também! E você pode utilizar essa funcionalidade pelo app ou iBanking PagBank:

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