Contas a pagar: saiba como fazer a gestão dos gastos do seu negócio!

É preciso ter um bom controle do dinheiro para obter sucesso em um negócio. E, atrasar contas e boletos pode ser uma pedra no sapato do empreendedor. Afinal de contas, ninguém quer “desperdiçar” dinheiro com juros que poderiam ser evitados.

Por isso, organizar o processo de contas a pagar é uma forma de fazer o dinheiro ser usado de forma mais inteligente.

Se você nunca se preocupou com isso antes, saiba que pode estar perdendo dinheiro. Conheça 7 dicas para fazer o controle financeiro de contas a pagar e comece a economizar agora mesmo!

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O que são contas a pagar?

O nome já é bem claro: contas a pagar são todas as burocracias que a empresa precisa se preocupar. Ou seja, é para onde o dinheiro vai. Conta de luz, aluguel, fornecedores, internet e água são alguns exemplos.

A gestão das contas a pagar controlam esses pagamentos, evitando atrasos, e também conseguem prever contas extras, gastos altos e meses mais econômicos.

Contas a pagar e contas a receber: entenda a diferença

É bom entender que as contas a pagar e as contas a receber representam o fluxo de caixa da empresa. As contas a receber, são aquelas que mostram como o dinheiro entra, já as contas a pagar, representam para onde o dinheiro vai.

Quando o controle destes dois lados está em dia, significa que o empreendedor entende o fluxo de dinheiro da empresa e consegue identificar se a saúde financeira está em dia. Ele sabe como a receita é gerada e quais são os custos e despesas do negócio.

Por que fazer o controle das contas a pagar?

Saber quais são as contas que você deve quitar até o final do mês ajuda a organizar os pagamentos e manter uma gestão financeira eficiente. Além de evitar que você seja pego de surpresa com um boleto que foi esquecido! Se não quer ver seu dinheiro sendo gasto com juros e multas por atraso, é bom deixar tudo alinhado.

Mas, não é só o pagamento em dia que você vai ter. Em momentos de crise financeira ou quando precisar reduzir os gastos, ter este controle atualizado ajuda a identificar onde economizar e quanto vai precisar ter em caixa para manter o negócio funcionando.

E, controle também significa otimização de tempo! Afinal, se essa gestão já está sendo feita, o empreendedor não vai perder muito tempo procurando quais contas já pagou e quais faltam!

7 dicas para ter um controle das contas a pagar!

Se você quer entender melhor o fluxo financeiro da empresa, reduzir o pagamento de juros por atraso e economizar tempo, confira essas dicas para fazer o controle de contas a pagar!

• Padronize e centralize informações

Junte todos os envios de boleto em único e-mail ou endereço. Além disso, procure fazer os pagamentos sempre pela mesma conta. Assim, fica mais fácil consultar os comprovantes depois. Tenha uma conta PJ, como a do PagBank, com visualização de extrato simplificado.

• Organize suas obrigações financeiras

Se você prefere tudo registrado em papel, mantenha uma pasta com divisórias para organizar tudo que deve ser pago no mês. Mas se você é do digital, crie pastas no computador para separar os boletos. 

O importante é que eles sejam organizados de acordo com prioridade e data de pagamento! Afinal de contas, o objetivo é não “desperdiçar” dinheiro.

Para quem nunca fez isso antes, a dica é começar com uma planilha de gastos, onde você listará tudo que paga ao longo do mês. Assim, aos poucos, vai reunindo as informações necessárias.

• Monitore o fluxo de caixa

As contas a pagar não devem ficar totalmente desassociadas das contas a receber. É preciso monitorar se o faturamento conseguirá quitar os gastos. Esse monitoramento vai mostrar a saúde financeira da empresa.

• Adiante os pagamentos para evitar juros

Se tem dinheiro em caixa, não espere chegar no dia de vencimento. Aquele velho ditado, “não dê chance ao azar” deve ser lembrado. Pague o quanto antes e não corra o risco de acabar atrasando um pagamento por bobeira.

• Renegocie dívidas vencidas

Se a empresa passou por uma crise e acabou gerando dívidas que cobram juros altíssimos, procure renegociar. Lembre-se de que cada centavo vale muito e se você conseguir reduzir o valor da multa e economizar nas parcelas, já vale a pena!

• Avalie novos fornecedores

É claro que quando você encontrar bons fornecedores, não quer mexer no time que está ganhando! Mas, você pode achar opções mais vantajosas. Se o seu fornecedor não negociar a data de pagamento e você sempre ficar alguns dias no negativo, procurar uma nova opção pode ser a solução.

Às vezes, não é só o valor que importa, mas a data de pagamento, forma de pagamento e descontos que podem ser o grande diferencial.

• Analise impostos e tributos a pagar

Se você acredita que está em um regime tributário com uma carga muito pesada, pesquise a possibilidade de trocar. Na dúvida, procure um contador para saber se o regime de tributação e o porte da empresa são os ideais para o seu negócio e faturamento.

Principais desafios para uma boa gestão de contas a pagar

Se você reconhece que já tentou fazer esse controle, mas acaba desistindo no meio do caminho, pode se identificar com esses desafios. Afinal, o empreendedor costuma cuidar de muitas coisas ao mesmo tempo, e pode ficar sobrecarregado.

Inconsistência de datas

Recebimento e pagamento podem variar ao longo do mês. O fornecedor cobra no início, mas a empresa de maquininha só paga no final e por aí vai. Essa inconsistência pode dificultar o controle. 

Para superar esse desafio, tenha uma planilha com todas as datas de recebimento e as contas a pagar. Assim, você consegue “casar” o dinheiro que entra e o que sai.

Gerenciamento do estoque

Sem saber quando precisa repor produtos ou quais estão parados, você pode acabar gerando uma conta extra no mês. Se conhece bem o seu estoque, pode prever, com certa antecedência, quando contactar o fornecedor.

Para superar esse desafio, é possível contar com a ferramenta de gestão de estoque disponível no PagVendas. Além de gratuito, vai te ajudar a economizar dinheiro!

Atenção aos prazos de pagamento

Se você tem dias muito cheios e acaba se enrolando com as datas de pagamento, precisa procurar formas de isso não acontecer. O dinheiro perdido em multas e juros pode fazer falta lá na frente.

Para superar esse desafio, aproveite a funcionalidade de programar o pagamento de um boleto na conta PJ PagBank. Assim, você tira apenas um dia e já programa diferentes contas!

Registro de todas as movimentações da empresa

Por fim, mas não menos importante, o controle do fluxo de caixa. Além de conhecer a forma como o dinheiro entra e sai, é importante ter essas informações de fácil acesso.

Para superar esse desafio, tenha a noção de que precisa incluir tudo que acontece no controle da sua empresa.

Ficou ansioso para começar a gerir melhor as finanças do seu negócio? Conte com o PagVendas, com ele, você terá vantagens como: 

• Gestão de estoque;
• Controle de contatos de clientes;
• Simulador para prever os ganhos e auxiliar no ajuste de preços de forma estratégica;
• Agendamento nos horários de atendimento ao cliente;
• Gerenciamento das vendas;
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