Saiba como utilizar uma planilha de vendas no seu negócio!

A planilha de vendas é um instrumento indispensável para uma gestão eficiente do seu faturamento. Com ela, você poderá acompanhar o desempenho do seu negócio, tomar decisões assertivas e identificar tendências.

No entanto, fazer e utilizar uma planilha de vendas eficaz requer conhecimento e estratégia. É por isso que vamos mostrar como é possível criar e usar essa ferramenta como aliada para a sua empresa.

Aprenda quais dados são importantes em uma planilha de vendas e descubra ferramentas para extrair conhecimentos valiosos dos dados, tomar decisões mais informadas e identificar tendências que impulsionam o crescimento da sua empresa.

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Qual a importância de uma planilha de vendas?

A planilha de vendas é fundamental, pois centraliza informações relevantes, permite o acompanhamento detalhado do desempenho da empresa e facilita a análise eficaz dos dados de vendas. 

Nela são registrados dados essenciais das vendas, incluindo quais são os produtos mais vendidos, quais trazem mais retorno financeiro, etc. Esse controle também facilita a gestão do estoque, evitando erro de inventário e compras desnecessárias.

Com essas informações, é possível melhorar o planejamento do negócio e tomar decisões precisas sobre as estratégias de vendas, otimização de investimentos, entre outras iniciativas-chave.

Como criar uma planilha de controle de vendas no Excel?

Aqui está um passo a passo simples para guiar a elaboração do documento:

Estruture um formato visual

Comece definindo a aparência da planilha para torná-la visualmente interativa e fácil de usar. O uso de cores para destacar os cabeçalhos, por exemplo, facilita a leitura dos dados.

Inclua o cadastro de clientes

Esse registro permitirá um acompanhamento mais eficiente das vendas e o rápido acesso às informações de contato quando for necessário.

Então, crie uma aba para o cadastro dos clientes e inclua colunas para:

• Dados gerais, como nome, CPF/CNPJ, telefone e e-mail;
• Endereço completo: CEP, estado, bairro, etc.

Cadastre seus produtos

Também é importante criar uma aba para cadastrar os produtos. Isso vai facilitar o controle de estoque e a gestão das vendas.

Coloque informações como nome do produto, código, descrição, preço de venda e de custo, estoque inicial e outras.

Insira algumas fórmulas para te ajudar

O Excel permite que você use uma variedade de fórmulas que podem ser aproveitadas no controle de vendas. Assim, as somas, subtrações, multiplicações ou cálculos de porcentagem serão feitos automaticamente. Por exemplo, você pode usar a função SOMA para calcular o total de vendas.

Calcule a quantidade do estoque

Utilize fórmulas para atualizar a quantidade de produtos em estoque automaticamente. Vamos supor que seja necessário subtrair a quantidade vendida do estoque inicial para saber quais produtos ainda estão disponíveis. Desse modo, é possível evitar problemas de falta ou excesso de estoque.

Inclua o cálculo de lucro

Você também pode usar as fórmulas para calcular o lucro obtido em cada venda. Basta subtrair o custo do produto do total da venda. Dessa forma, você poderá avaliar a verdadeira lucratividade do seu negócio.

Se necessário, personalize com outros dados

Dependendo das necessidades da sua empresa, pode ser que você precise incluir outras informações na planilha de venda, como:

• Dados fiscais: número de nota fiscal, impostos;
• Dados financeiros: despesas relacionadas às vendas;
• Metas e KPIs de vendas: vendas mensais, ticket médio, fechar negócios com X clientes em um mês, entre outros.

Para não precisar ter o trabalho de elaborar uma planilha com todas essas abas e informações, você pode baixar a planilha de venda do PagBank! Ela já vem prontinha e você só precisa incluir as informações do seu negócio.

Outros tipos de planilhas de vendas

Agora que você já sabe quais dados são importantes em uma planilha de vendas e como usá-los, lembre-se de que você pode personalizá-la conforme suas necessidades.

Planejamento de vendas

Ela permite que você crie uma previsão de faturamento para os meses seguintes. Isso é feito com base no histórico de vendas da empresa e outros fatores relacionados ao planejamento.

Controle de vendas e clientes

Este tipo serve para organizar os dados dos clientes, assim como as informações sobre as etapas de negociação em que cada um se encontra.

Ela garante que os dados não se percam entre os vendedores e nenhum cliente seja esquecido.

Prospecção de clientes

Contém informações dos clientes que já entraram em contato com a empresa, mas ainda não compraram nada. Ela permite registrar detalhes como ramo de atuação, produtos de interesse e estágio no funil de vendas.

Produtividade em vendas

Essa planilha mede os resultados de ações realizadas pelo time e o desempenho individual de cada membro. Esse acompanhamento é importante para identificar gargalos que estão atrapalhando a execução das atividades e, consequentemente, as vendas.

Despesas e relatório de visitas

Com ela, é possível rastrear os custos individuais de cada vendedor para converter um lead em cliente. Isso permite uma análise precisa de quanto está sendo investido nesse processo e se há necessidade de otimização para reduzir os custos e aumentar a eficiência.

Diagnóstico de vendas

É usada para que o departamento de vendas faça uma autoavaliação. Ela ajuda a entender os pontos fortes e fracos do setor, avalia se é preciso melhorar o desempenho do time, identifica a necessidade de novas ferramentas para simplificar o fluxo do trabalho, etc. 

Algumas ferramentas que podem complementar sua planilha de vendas

Utilizar outras ferramentas em conjunto com a planilha de vendas pode ampliar ainda mais a eficiência da operação. Algumas ferramentas que podem ser úteis nesse sentido são:

Planilha de OKRs

Objectives and Key Results (OKR) é uma metodologia de gestão que ajuda a orientar o crescimento da empresa. Para isso, devem ser estabelecidos objetivos e metas menores que ajudam diretamente na conquista do alvo principal.

Com a planilha de OKRs é possível acompanhar os objetivos e resultados-chave de diferentes áreas ou equipes.

CRM para controle de processos de vendas

O Customer Relationship Management (CRM) é uma ferramenta projetada para gerenciar o relacionamento com os clientes. Ele permite registrar informações sobre os consumidores, rastrear o histórico de interações, acompanhar as etapas do processo de vendas, entre outras tarefas. Com ele, o fluxo de comunicação fica mais ágil.

Software de gestão de vendas

Geralmente, esses softwares oferecem recursos como automação de vendas, análise de dados, relatórios personalizados, monitoramento de desempenho da equipe e outras que simplificam o dia a dia do gestor.

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Para uma gestão mais prática, conte com o PagVendas! Com essa solução, você otimiza o dia a dia do seu negócio e ganha tempo para pensar em novas formas de crescimento. Veja as principais funcionalidades:

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• Gestão de produtos e estoque;
• Agendamento nos horários de atendimento ao consumidor;
• Gerenciamento de vendas;
• Criação de loja online;
• Emissão de notas fiscais;
• Controle de contatos de clientes;
• Relatórios de vendas;
• Simulador de vendas.

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