Guia completo para a formalização de negócios: passo a passo e benefícios

Mesmo com algumas dificuldades, que são naturais a qualquer iniciativa de empreendedorismo, formalizar uma empresa é um processo indispensável. A formalização traz uma série de vantagens que podem ajudar a combater os principais obstáculos do empreendedor, como capital insuficiente e pouca diversidade em métodos de pagamento, por exemplo.

Aqui separamos tudo o que você precisa saber sobre a formalização de uma empresa e quais são as suas vantagens. E no final você ainda confere uma dica especial do que a sua nova condição de empresa formal pode te proporcionar. 

O que é a formalização de uma empresa?

A formalização de uma empresa é a autorização legal para o seu negócio operar. Ela é um atestado de que o seu empreendimento está em conformidade com a lei e a regulação. 

Esse processo exige que você registre a empresa em órgãos competentes como a Junta Comercial, a Receita Federal e outros órgãos de licenciamento, dependendo da natureza do estabelecimento.

A formalização garante o cartão CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), fundamental para a existência legal de um negócio.

Quais são as vantagens de se formalizar?

A formalização não é apenas um requisito legal, mas também um passo estratégico que abre diversas portas para o seu crescimento e estabilização. Confira algumas vantagens:

Mais possibilidades de fechar parcerias

Empreendimentos formalizados têm maior credibilidade no mercado, o que facilita parcerias comerciais e melhor precificação. Parceiros comerciais e clientes costumam confiar mais em organizações legalizadas, porque isso diminui a chance de serem empresas de fachada ou golpistas.

Acesso facilitado a linhas de crédito

O acesso mais fácil a linhas de crédito é outra vantagem. Bancos e investidores geralmente pedem que uma empresa esteja formalmente registrada e em dia com suas obrigações para conceder empréstimos ou investimentos. Isso é especialmente importante para empresas C2C, que precisam de um impulso inicial.

Acesso aos subsídios do governo

Empresas legalizadas têm acesso a subsídios e programas de incentivo oferecidos pelo governo. Entram aí as reduções fiscais, incentivos para pesquisa, desenvolvimento e facilidades para exportação, por exemplo.

Possibilidade de aumentar as formas de pagamento

Somente as empresas formalizadas podem oferecer formas de pagamento variadas aos seus clientes, seja por meio de transações eletrônicas e cartões de crédito, ou pagamentos por boleto ou PIX. Empresas informais geralmente são limitadas a pagamentos em dinheiro.

Tipos de Empresas

A formalização possibilita o encaixe em uma de duas das categorias da legislação. Cada uma tem suas características e requisitos específicos, que você confere abaixo:

Microempresa

As microempresas são negócios com um faturamento anual limitado, definido em até R$360 mil. Esse tipo de empresa é caracterizado por poucos funcionários e operações mais enxutas. 

A formalização envolve a inscrição na Junta Comercial, obtenção do CNPJ e adesão ao regime tributário adequado, como o Simples Nacional.

Microempreendedor Individual

O Microempreendedor Individual (MEI) é uma categoria destinada a profissionais autônomos e pequenos comerciantes. Para abrir o MEI, o faturamento anual deve ser de até R$81 mil e o empresário não pode ser sócio de outra empresa. 

A formalização do MEI é feita através do Portal do Empreendedor e conta com a isenção de alguns impostos, além do acesso à previdência.

Firma

A firma refere-se ao nome pelo qual o empresário individual, ou a sociedade empresária, se apresenta no mercado. No caso de empresários individuais, a firma é composta pelo nome completo ou abreviado do empresário. 

Para as sociedades, o nome pode ser uma denominação (nome fantasia) ou os nomes dos sócios. A escolha do nome é um passo importante na formalização, por isso deve ser único e diferenciado para fortalecer a marca.

Denominação

A denominação é utilizada por sociedades anônimas e cooperativas. É diferente da firma, pois não precisa incluir o nome dos sócios, podendo ser um nome fantasia.

A denominação precisa ser registrada na Junta Comercial e ter indicação do tipo societário (por exemplo, “Sociedade Anônima” ou “Cooperativa”).

Passo a Passo para se Formalizar

Confira como abrir seu negócio com o passo a passo abaixo e fique em dia com a lei:

1. Crie um planejamento para o seu negócio

Antes de qualquer coisa é essencial ter um plano de negócios. Este plano deve contemplar os objetivos da empresa, análise de concorrência, estudo de mercado e conhecimento sobre o público-alvo.

2. Elabore um contrato social

O contrato social é o documento que formaliza a existência da sua empresa. Nele devem constar informações como o nome da empresa, o tipo de atividade que será exercida, a divisão do capital entre os sócios (se houver) e as regras de funcionamento.

3. Faça o registro em uma Junta Comercial

Com o contrato social em mãos, o próximo passo é registrar sua empresa na Junta Comercial do seu estado. Este registro é o que torna a empresa uma entidade legal com CNPJ.

4. Garanta o alvará de funcionamento

O alvará de funcionamento é uma licença concedida pela prefeitura que permite o funcionamento regulamentado da empresa. Esse documento é obrigatório para estabelecimentos comerciais que têm fluxo de pessoas, como shoppings, lojas, padarias, supermercados etc. Para obtê-lo é necessário apresentar documentos como o contrato social e comprovante de endereço.

5. Obtenha sua Inscrição Estadual (IE)

Para empresas que atuam no comércio, indústria ou prestam serviços de transporte intermunicipal e interestadual, a Inscrição Estadual é obrigatória. Ela é essencial para a emissão de notas fiscais e para o recolhimento de impostos estaduais como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

6. Faça o pedido do alvará específico

Além do alvará de funcionamento municipal, algumas atividades comerciais podem exigir licenças e alvarás específicos, como licenças ambientais, sanitárias, e autorizações do Corpo de Bombeiros.

Por exemplo, as boates noturnas são ambientes que precisam de uma vistoria de segurança dos bombeiros que confirme se o local conta com saídas de emergência e materiais de combate a incêndios.

Como fazer o registro da sua marca após a formalização?

Registrar a sua marca te dá exclusividade de uso e proteção legal. Este registro é realizado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI).

O processo envolve a pesquisa de marcas já registradas para garantir que o nome escolhido é único. O registro de marca te protege de disputas legais e garante a sua identidade no mercado.

Onde conferir o Registro de Marcas e Patentes?

O INPI é a entidade responsável por este processo no Brasil. Acessando seu portal, é possível realizar a pesquisa de marcas e patentes existentes e submeter novos pedidos de registro.

É importante destacar que o processo de registro pode ser complexo e, muitas vezes, requer a assistência de advogados e profissionais especializados em propriedade intelectual.

Outras Obrigações Importantes de uma Empresa

Além do registro de marca, existem outras obrigações legais e administrativas. Isso inclui a manutenção de registros financeiros, o pagamento de tributos e a adesão às normas de segurança e regulamentações do setor. Cada tipo de empresa pode ter requisitos específicos, portanto, revise os seus.

Como uma Conta PJ Pode Ajudar na Sua Formalização?

A abertura de uma conta jurídica (PJ) é um passo fundamental na formalização de um negócio. Uma conta PJ oferece diversas vantagens em comparação à conta pessoal (PF), incluindo a separação clara entre as finanças pessoais e empresariais, facilitando a gestão financeira e contábil do negócio. 

Além disso, uma conta PJ muitas vezes oferece condições e serviços especiais para empresas, como taxas diferenciadas, soluções de pagamento e recebimento e ferramentas de gestão financeira.

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